Koniec tanich listów z towarem? Poczta Polska zmienia zasady wysyłki

Wysłanie biżuterii, etui na telefon czy choćby pamiątkowego breloka w kopercie poleconej wysyłanej poza granice Polski właśnie przeszło do historii. Od 1 stycznia 2026 roku każda przesyłka zagraniczna zawierająca przedmiot o charakterze materialnym musi być nadana jako paczka lub usługa towarowa. To efekt nowych przepisów Światowego Związku Pocztowego (UPU), które definitywnie oddzieliły tradycyjną korespondencję od handlu.

Koniec z budżetowym e-handlem w kopercie

 Do tej pory tysiące nadawców wykorzystywało listy polecone jako tani sposób na wysyłkę próbek kosmetyków czy akcesoriów odzieżowych. Było to rozwiązanie pozwalające na śledzenie przesyłki przy zachowaniu bardzo niskiej ceny. Dziś każda taka próba nadania towaru w liście jest uznawana za niezgodną z regulaminem. Dla wielu mikroprzedsiębiorców oznacza to znaczący  wzrost kosztów, ponieważ koperta przestała być najtańszą furtką do globalnej sprzedaży.

Tylko papier i zdjęcia. Co można wysłać w liście poleconym?

Nowe zasady jasno określają, co może znaleźć się wewnątrz koperty nadawanej jako list polecony za granicę. Są to wyłącznie:

• dokumenty i korespondencja osobista,
• zdjęcia i zaproszenia,
• nośniki informacji (np. papier, płyty CD), pod warunkiem, że nie mają one wartości handlowej.

Operatorzy pocztowi w krajach docelowych będą wyposażeni w narzędzia do weryfikacji zawartości. Jeśli systemy kontrolne lub celne wykryją w liście poleconym towar, przesyłka zostanie automatycznie zwrócona do nadawcy na jego koszt lub zatrzymana w sortowni.

Skoro to tylko koperta, to dlaczego muszę płacić więcej?

Wiele osób zastanawia się, dlaczego płaski przedmiot ważący tyle samo co plik dokumentów nie może już podróżować w zwykłej kopercie. Odpowiedź to 3  kluczowe obszary: cyfryzacja, podatki oraz bezpieczeństwo maszynowe.

• Cyfrowy paszport dla każdej rzeczy. Od stycznia 2026 roku każda rzecz niebędąca dokumentem musi posiadać swoje dane elektroniczne ITMATT. To rodzaj cyfrowego paszportu, który zawiera informacje o zawartości i wartości przesyłki. Systemy celne na całym świecie wymagają obecnie, aby te dane dotarły do kraju przeznaczenia zanim fizyczna paczka opuści Polskę. Tradycyjne listy polecone nie są przystosowane do obsługi tak szczegółowych raportów cyfrowych.
• Uszczelnienie systemu podatkowego. Przez lata przesyłki listowe były wykorzystywane do omijania opłat celnych i podatku VAT przy drobnych zakupach z Azji czy USA. Nowe regulacje ujednolicają system dla wszystkich krajów Unii Europejskiej i Światowego Związku Pocztowego. Paczka jako rejestrowany towar pozwala na pełną kontrolę podatkową, czego nie zapewniał stary system listowy.
• Automatyzacja i ochrona sortowni. Współczesne sortownie to potężne systemy skanujące i automatyczne sortery. Listy są procesowane przez maszyny, które z ogromną prędkością przesuwają płaskie koperty przez wąskie szczeliny. Twardy przedmiot ukryty w środku taki jak etui na telefon czy metalowy brelok stanowi realne zagrożenie dla tych mechanizmów. Może nie tylko rozerwać kopertę ale też zablokować wartą miliony linię sortowniczą. Dlatego dla towarów zarezerwowano sztywniejsze i lepiej opisane opakowania paczkowe.

Skutki dla biznesu i e-commerce

Dla mikroprzedsiębiorców handlujących na platformach takich jak Etsy, eBay czy Allegro, zmiana ta oznacza konieczność aktualizacji cenników dostaw. Koszt wysyłki drobnego przedmiotu może wzrosnąć nawet o kilkadziesiąt procent, co bezpośrednio wpłynie na konkurencyjność polskich produktów na rynkach zagranicznych. Eksperci przewidują, że zmiana uderzy również w popularne zakupy z Chin (np. AliExpress, Temu), gdzie model tanich listów z drobiazgami był fundamentem niskich cen.

Global Express jako praktyczna alternatywa dla drobnych towarów

W praktyce jedną z niewielu opcji, które mogą zastąpić dawny list polecony z towarem, jest usługa Global Express oferowana przez Pocztę Polską. Umożliwia ona nadawanie za granicę przesyłek zawierających towary, dokumenty lub korespondencję o wadze do 2 kg, z zachowaniem śledzenia oraz wymaganych danych formalnych. Warto rozważyć to rozwiązanie przy wysyłce drobnych, lekkich przedmiotów o niskiej wartości, dla których standardowa paczka byłaby po prostu zbyt droga. Usługa Global Express pozwala na nadanie przesyłek o wartości zawartości do 50 zł. Jeśli wartość towaru jest wyższa, konieczne jest wybranie innej formy wysyłki. Global Express nie zastępuje usług kurierskich ani klasycznej paczki, ale w określonych przypadkach pozwala ograniczyć wzrost kosztów i dostosować się do nowych zasad wysyłki zagranicznej.

Nie tylko poczta. Warto porównać dostępne opcje

Niezależnie od wybranej usługi warto korzystać z internetowych porównywarek cen oraz kalkulatorów przesyłek. Takie narzędzia w kilka sekund pokazują różnice w kosztach u różnych przewoźników i pomagają dobrać najkorzystniejszą opcję dla danego kraju. Brokerzy, dzięki umowom hurtowym, często oferują stawki niższe niż oficjalne cenniki pocztowe, co w realiach nowych przepisów staje się kluczowe dla utrzymania rentowności sprzedaży zagranicznej.

Od stycznia 2026 roku musimy przywyknąć do zasady, że list służy do czytania, a paczka do przesyłania przedmiotów. Jest to zmiana dotkliwa dla portfela, ale w zamian mamy otrzymać sprawniejszą kontrolę graniczną i koniec z zagubionymi drobiazgami w sortowniach.

FAQ: Najczęstsze pytania o wysyłkę zagraniczną od 1 stycznia 2026 roku

• Czy mogę wysłać mały prezent dla rodziny w liście?
  Niestety od 2026 roku nie jest to już możliwe. Nawet jeśli wysyłasz używaną koszulkę lub ręcznie robioną biżuterię jako prezent (tzw. „gift”) to przedmiot ten ma wartość materialną. Każda rzecz która nie jest dokumentem papierowym musi być nadana jako paczka. Jeśli włożysz prezent do zwykłej koperty poleconej ryzykujesz że wróci ona do Ciebie po kontroli celnej.
• Jak Poczta Polska sprawdza co jest w środku listu?
  Współczesne centra logistyczne są wyposażone w zaawansowane skanery RTG które bez otwierania koperty widzą jej zawartość. Dodatkowo pracownik w okienku ma obowiązek zapytać o zawartość przesyłki zagranicznej. Jeśli system wykryje przedmiot o kształcie innym niż papier przesyłka zostanie automatycznie odrzucona przez automat sortujący jako niezgodna z deklaracją
• Co się stanie jeśli wyślę przedmiot w liście i zostanie on wykryty?
  W najlepszym przypadku list zostanie cofnięty do nadawcy a Ty stracisz koszt zakupu znaczków. W najgorszym przesyłka może zostać zatrzymana w kraju docelowym przez tamtejszy urząd celny. Może to skutkować nałożeniem dodatkowych opłat na adresata lub utylizacją towaru jeśli nie zostaną do niego dostarczone cyfrowe dane celne ITMATT.
• Czy do krajów Unii Europejskiej (np. Niemiec) też muszę nadawać paczki?
  Tak. Poczta Polska wprowadziła te zasady globalnie aby ujednolicić procesy sortowania. Mimo że w UE nie płacimy cła to standardy Światowego Związku Pocztowego wymagają oddzielenia strumienia listów od towarów. Chcąc wysłać kolczyki czy pendrive do kraju UE musisz wybrać usługę przeznaczoną dla towarów jak np. Global Express lub paczka pocztowa.
• Co z wysyłką książek za granicę w 2026 roku?
  Książka jest traktowana jako towar. Choć składa się z papieru to posiada wartość rynkową i specyficzną wagę która uniemożliwia sortowanie jej w maszynach do listów płaskich. Aby wysłać książkę najbezpieczniej jest skorzystać z opcji „Paczka” lub dedykowanych usług dla druków o ile dany kraj je akceptuje w formie rejestrowanej.
• Jak wypełnić deklarację celną CN22 żeby nie było problemów?
  To prostsze niż się wydaje. W nowym systemie elektronicznym lub na blankiecie musisz podać nazwę przedmiotu po angielsku (np. „Book” lub „T-shirt”) podać jego wagę oraz wartość w złotówkach. Ważne jest abyś zaznaczyła odpowiednią kategorię (np. prezent lub sprzedaż towaru). Te dane zostaną zamienione na kod cyfrowy który ułatwi odprawę za granicą.
• Czy zwykły list nierejestrowany wrzucony do skrzynki przejdzie?
  Istnieje takie prawdopodobieństwo ale jest to skrajnie ryzykowne. Listy nierejestrowane nie mają „cyfrowego paszportu” więc zagraniczne służby celne (szczególnie w USA czy Wielkiej Brytanii) coraz częściej po prostu je odrzucają. Ponadto w razie zagubienia lub zniszczenia przedmiotu przez maszyny sortujące nie masz podstaw do reklamacji ani odszkodowania.