Zapas minimalny i zapas maksymalny – jak obliczyć?

Aby obliczyć zapas minimalny, pomnóż średnią dzienną sprzedaż przez czas dostawy w dniach i dodaj zapas bezpieczeństwa. Zapas maksymalny wyznaczysz natomiast, sumując poziom minimalny z optymalną wielkością nowej dostawy, uwzględniając przy tym fizyczną pojemność magazynu. Prawidłowe wyznaczenie tych punktów pozwala firmom uwolnić nawet do 20% zamrożonego kapitału i wyeliminować ryzyko utraty klientów przez braki towarowe.

W dzisiejszym biznesie magazyn to nie tylko miejsce składowania, to przede wszystkim przepływ pieniądza. Każda paleta zalegająca powyżej normy to koszt, a każda pusta półka to utracona marża. Zarządzanie zapasami polega na znalezieniu złotego środka między tymi dwoma skrajnościami.

Zapas minimalny i maksymalny – definicja

Zanim przejdziemy do konkretnych wzorów, warto zrozumieć te pojęcia na prostym przykładzie samochodu.

• Zapas minimalny jest jak kontrolka rezerwy w Twoim aucie. Kiedy się zapala, nie oznacza to, że samochód natychmiast staje w miejscu. To sygnał: “Masz jeszcze paliwo na około 50 do 80 kilometrów. Jeśli teraz nie pojedziesz na stację, utkniesz na drodze”. W magazynie zapas minimalny to poziom towaru, który ma wystarczyć na czas oczekiwania na nową dostawę.
• Zapas maksymalny to optymalny poziom paliwa w Twoim baku, który pozwala na swobodną jazdę bez niepotrzebnego obciążania samochodu. Choć bak może mieć 60 litrów pojemności, to tankowanie pod sam korek za każdym razem, gdy przejeżdżasz obok stacji, nie zawsze ma sens, bo zwiększa ciężar auta i zużycie paliwa. W logistyce zapas maksymalny to górna granica, której nie chcemy przekraczać, aby nie zamrażać gotówki. Jeśli zamówisz zbyt dużo towaru, nie tylko zabraknie miejsca w magazynie, ale narazisz firmę na koszty wynajmu dodatkowej powierzchni lub ryzyko niszczenia produktów składowanych w przejściach komunikacyjnych.
• Zapas bezpieczeństwa to dodatkowy kanister paliwa w bagażniku. Używasz go tylko wtedy, gdy stacja benzynowa po drodze jest zamknięta lub gdy utkniesz w niespodziewanym korku.

Jak obliczyć zapas minimalny?

Definicja zapasu minimalnego w ujęciu matematycznym sprowadza się do zabezpieczenia sprzedaży w czasie, gdy czekamy na nową partię towaru od producenta. Aby go wyznaczyć, potrzebujesz dwóch kluczowych danych:

1. Czas dostawy (Lead Time): Czas od złożenia zamówienia do pojawienia się towaru na półce.
2. Średnie dzienne zużycie: Liczba sztuk sprzedawanych statystycznie każdego dnia.

Zapas minimalny określa, ile towaru musisz mieć na stanie, aby utrzymać sprzedaż w czasie oczekiwania na kolejną dostawę i jednocześnie zabezpieczyć się na wypadek nieprzewidzianych opóźnień.

Z_min = (średnia sprzedaż dzienna × czas dostawy w dniach) + zapas bezpieczeństwa

W praktyce oznacza to, że najpierw liczysz, ile towaru sprzeda się w trakcie standardowego czasu dostawy, a następnie dodajesz zapas bezpieczeństwa, który chroni firmę przed opóźnioną dostawą, nagłym wzrostem popytu lub problemami w transporcie.

Przykład w praktyce (Sklep internetowy):

Sklep internetowy sprzedaje średnio 50 sztuk danego produktu dziennie. Towar od dostawcy dociera po 3 dniach od złożenia zamówienia. Aby uniknąć braków magazynowych, właściciel sklepu zakłada zapas bezpieczeństwa odpowiadający sprzedaży z dodatkowych 2 dni. Ten bufor ma chronić firmę na wypadek opóźnienia dostawy lub chwilowego wzrostu popytu.

Jak liczyć zapas minimalny?

W czasie standardowej dostawy, czyli przez 3 dni, sklep sprzeda:

50 sztuk × 3 dni = 150 sztuk

Dodatkowo sklep zabezpiecza się zapasem bezpieczeństwa:

50 sztuk × 2 dni = 100 sztuk

Zapas minimalny wynosi więc:

150 + 100 = 250 sztuk

Wartość 250 sztuk nie oznacza docelowego stanu magazynu. To punkt zamówienia. Gdy stan towaru spadnie do tego poziomu, sklep powinien natychmiast złożyć nowe zamówienie u dostawcy. Dzięki temu sprzedaż będzie mogła być kontynuowana zarówno w trakcie oczekiwania na dostawę, jak i w przypadku nieprzewidzianych zakłóceń.

Jak obliczyć zapas maksymalny?

Zapas maksymalny określa, ile towaru maksymalnie powinno znajdować się w magazynie po przyjęciu dostawy. Jego celem jest zachowanie ciągłości sprzedaży bez nadmiernego zamrażania gotówki i generowania zbędnych kosztów magazynowania.

W praktyce zapas maksymalny nie wynika z pojemności magazynu, lecz z relacji między zapasem minimalnym a wielkością jednej optymalnej dostawy. Najczęściej przyjmuje się prostą zasadę:

Zapas maksymalny = zapas minimalny + wielkość optymalnej dostawy

Przykład w praktyce – hurtownia

Hurtownia sprzedaje średnio 2 palety dziennie, a czas oczekiwania na dostawę wynosi 5 dni. Oznacza to, że w trakcie samej dostawy firma sprzeda statystycznie 10 palet (2 palety × 5 dni). Aby zabezpieczyć się przed opóźnieniami, firma utrzymuje dodatkowo zapas bezpieczeństwa w wysokości 6 palet. Suma tych dwóch wartości daje nam Punkt Zamówienia (ROP, ang. Reorder Point) na poziomie 16 palet. Jest to sygnał, że należy wysłać zamówienie do dostawcy.

Towar zamawiany jest w partiach po 33 palety (czyli pełny transport), ponieważ taka wielkość jest najbardziej opłacalna. Gdy nowa dostawa dotrze do magazynu w idealnym momencie (czyli gdy na stanie zostało dokładnie 6 palet zapasu bezpieczeństwa), stan magazynowy wzrośnie do 39 palet. Jeśli jednak dostawa dotrze bardzo szybko, stan może wzrosnąć do 49 palet. Dlatego przyjmujemy, że zapas maksymalny wynosi 49 palet (16 palet poziomu zamówienia + 33 palety nowej dostawy).

Mimo że magazyn dysponuje 100 miejscami paletowymi, utrzymywanie większej ilości towaru nie ma uzasadnienia, ponieważ generowałoby tylko koszty i zamrażało kapitał.

System min-max – jak działa?

System min-max to metoda automatyzacji zarządzania zapasami, którą stosuje większość nowoczesnych systemów typu ERP. Cały proces przebiega w następujący sposób:

1. W kartotece produktu definiujesz na stałe parametry „Min” oraz „Max”.
2. System w czasie rzeczywistym odejmuje każdą sprzedaną sztukę od aktualnego stanu magazynowego.
3. W momencie, gdy stan spadnie do progu „Min”, system automatycznie generuje gotowe zamówienie do dostawcy.
4. Ilość zamawiana to zazwyczaj różnica między poziomem „Max” a obecnym stanem faktycznym na magazynie.

Dzięki temu menedżer ds. zakupów skupia się na monitorowaniu anomalii rynkowych i negocjowaniu warunków, zamiast tracić czas na ręczne liczenie produktów na półkach.

Logistyka i transport a wysokość zapasów

Jak skrócić Lead Time i obniżyć koszty?Wybór szybkiego, profesjonalnego transportu może radykalnie zmienić Twoje potrzeby magazynowe. Przykładowo, korzystając z serwisu GlobKurier.pl, zyskujesz dostęp do szerokiej bazy przewoźników, co pozwala na znacznie lepsze dopasowanie terminów dostaw do Twojego harmonogramu pracy. Jeśli Twoja firma operuje na dużych ilościach towaru, kluczowe znaczenie mają przesyłki paletowe. Dedykowany i szybki transport paletowy skraca czas oczekiwania na towar, co w prosty sposób pozwala obniżyć wymagany zapas bezpieczeństwa. Im szybsza i bardziej przewidywalna dostawa, tym mniej kapitału musisz „mrozić” na półkach w formie nadstanów.

Sprawdź u siebie

Na koniec warto odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań:

• czy znasz rzeczywisty czas dostawy dla każdego kluczowego dostawcy,
• czy Twój system magazynowy uwzględnia aktualny zapas bezpieczeństwa,
• kiedy ostatnio aktualizowałeś średnią dzienną sprzedaż,
• czy Twoi partnerzy logistyczni zapewniają terminowość pozwalającą bezpiecznie obniżać zapas minimalny.

Świadome wyznaczanie zapasu minimalnego i maksymalnego to fundament nowoczesnego handlu i dystrybucji. To nie teoria, lecz realne narzędzie budowania stabilności finansowej i przewagi konkurencyjnej.

Zapas minimalny i zapas maksymalny – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Czym jest zapas minimalny w magazynie?
  Zapas minimalny to poziom towaru, który zabezpiecza sprzedaż w czasie oczekiwania na nową dostawę. Chroni firmę przed brakami magazynowymi i utratą klientów w przypadku opóźnień logistycznych.
• Jak obliczyć zapas minimalny?
  Zapas minimalny oblicza się, mnożąc średnią dzienną sprzedaż przez czas dostawy w dniach i dodając zapas bezpieczeństwa. Taki poziom stanowi punkt, w którym należy złożyć nowe zamówienie u dostawcy.
• Czym różni się zapas maksymalny od minimalnego?
  Zapas maksymalny określa najwyższy racjonalny stan magazynowy po przyjęciu dostawy. Ma zapobiegać nadmiernemu zamrażaniu kapitału i wzrostowi kosztów magazynowania, w przeciwieństwie do zapasu minimalnego, który chroni ciągłość sprzedaży.
• Kiedy warto stosować system min-max?
  System min-max sprawdza się w firmach o powtarzalnej sprzedaży i stałym czasie dostaw. Pozwala automatycznie generować zamówienia w systemach ERP i ograniczyć ręczne zarządzanie zapasami.
• Jak transport i lead time wpływają na poziom zapasów?
  Im krótszy i bardziej przewidywalny czas dostawy, tym niższy może być zapas bezpieczeństwa. Szybki i stabilny transport pozwala firmom zmniejszyć zapasy magazynowe i poprawić płynność finansową.