Dokumenty magazynowe – rodzaje i zastosowanie

Dokumenty magazynowe służą do rejestrowania zdarzeń na magazynie oraz rejestracji pełnej historii zmian stanów magazynowych towarów. Dzięki nim można nie tylko zweryfikować aktualny stan magazynowy dla danego towaru, ale także śledzić zmieniające się w czasie stany magazynowe, monitorować zasoby i optymalizować produkcję. 

Dokumentacja magazynowa – dokumenty przychodowe i rozchodowe

Czym są zasady dokumentowania obrotu magazynowego? Dokumenty magazynowe pozwalają porządkować wiedzę o towarach i materiałach. Definiuje się je także literą prawa. Przepisy dotyczące dokumentowania obrotu magazynowego określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości: isap.sejm.gov.pl. Od tego, jaki jest kierunek obrotu towarów, zależy rodzaj dokumentów. W obiegu dokumentów magazynowych wyróżniamy:

• dokumenty magazynowe przychodowe
• dokumenty magazynowe rozchodowe

Przyjęcie magazynowe – rodzaje dokumentów magazynowych

Towar, który trafia do magazynu, musisz odpowiednio oznaczyć, zdefiniować i zaksięgować. Szczegółowa dokumentacja przychodu pozwala zarządzać zasobami, które trafiają do magazynu, by następnie umożliwiać swobodny proces wydania towaru — np. w momencie sprzedaży klientowi docelowemu. Większość procesów związanych z przyjmowaniem towaru obsługuje program komputerowy, który generuje podstawowe dokumenty, takie jak przyjęcie zewnętrzne (PZ), przyjęcie wewnętrzne (PW) czy zwrot wewnętrzny (ZW).

Przyjęcie zewnętrzne – dokument PZ

Podstawowym dokumentem w ramach przyjmowania towaru jest PZ (przyjęcie zewnętrzne). PZ stosowany jest w momencie zakupienia towaru bądź jego nieodpłatnego przyjęcia. Jeśli PZ dotyczy towaru z nieodpłatnego przyjęcia, konieczna jest adnotacja. PZ jest generowany na podstawie dokumentu zaświadczającego o dostawie towaru do magazynu. Za stworzenie PZ odpowiada pracownik magazynu.

Aby dokument magazynowy spełniał swoją funkcję, powinien uwzględniać następujące elementy:

• datę wystawienia dokumentu, ale też czas oraz datę przyjęcia towaru,
• numer kolejny dokumentu,
• indywidualne oznaczenie towaru,
• cenę jednostkową,
• ilość towaru,
• dane pracownika magazynu oraz dostawcy,
• podpis pracownika wystawiającego PZ,
• podpis dostawcy oraz odbierającego,
• dane wystawiającego dokument.

PZ jest szczególnie istotny w dostawach, które nie są fakturowane, czyli w sytuacji, gdy najpierw następuje dostawa/odbiór towaru, a później wystawiana jest faktura. PZ będzie bazą do rozwiania wszelkich wątpliwości np. co do ilości dostarczonego towaru. Dokumenty zazwyczaj wystawiane są w 3 egzemplarzach (oryginał +2 kopie). Oryginał musi trafić do księgowości.

PW przyjęcie wewnętrzne

PW jest dokumentem magazynowym, który umożliwia obrót towarów wewnątrz firmy, czyli wystawia się go wtedy, gdy dany towar czy materiał przyjmowany jest z innej jednostki danego przedsiębiorstwa. Przyjęcie wewnętrzne występuje w organizacji, w której zachodzą wielowarstwowe procesy i towar przyjmowany jest do magazynu od wewnętrznej jednostki produkcyjnej. Towar trafia do magazynu w postaci gotowego wyrobu. Innymi słowy: przekazanie gotowych, już wyprodukowanych wewnętrznie towarów jest udokumentowane w PW.  Dokument przyjęcia wewnętrznego powinien zawierać:

• kolejny numer dokumentu,
• datę wystawienia,
• datę przyjęcia materiałów,
• oznaczenie towaru,
• cenę jednostkową,
• ilość przyjętych towarów,
• dane wystawiającego,
• podpis osoby upoważnionej,
• podpis dostawcy i odbierającego towar.

Przyjęcie wewnętrzne nie wiąże się z koniecznością zapłaty, zatem w dokumencie nie będzie widoczna wartość podatku VAT. Ze względu na swój charakter, dokument nie określa także kontrahenta.

Zwrot wewnętrzny (ZW) 

Dokument jest również podstawą zwrotu materiału bądź towaru. Powód zwrotu może być bardzo różny np. pobrany materiał był większy niż wymagana ilość bądź został pobrany zły asortyment. Zwrot zewnętrzny powinien zawierać następujące elementy:

• numer dokumentu,
• datę wystawienia,
• dział, z którego zwracany jest towar,
• dział, do którego zwracany jest towar,
• przyczyna zwrotu towaru,
• nazwa, ilość i cena produktów,
• podpis osoby sporządzającej i wydającej towar,
• podpis pracownika przyjmującego towar

Rozchodowe dokumenty magazynowe

Obieg dokumentów magazynowych to także wydawanie towaru (RW rozchód wewnętrzny). Dokumenty rozchodowe dzielą się na: dokumenty wydania na zewnątrz (WZ), rozchód wewnętrzny (WZ) i przesunięcia magazynowe.

Wydanie zewnętrzne (dokument WZ)

Dokument potwierdza wydanie towaru na zewnątrz. Związane jest to ze sprzedażą i nieodpłatnym przekazaniem. Dokument powinien zawierać następujące elementy:

• kolejny numer dokumentu,
• data wystawienia,
• data wydania towaru/materiału,
• oznaczenie towaru/materiału,
• cena jednostkową,
• ilość wydanego towaru/materiału,
• dane wystawcy i odbiorcy,
• dane dostawcy,
• podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu

WZ źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-wz-wydanie-na-zewnatrz-wzor-z-omowieniem

Rozchód wewnętrzny (RW)

Wystawiany jest w wewnętrznej jednostce firmowej. To dokumentacja wydania materiałów na wewnętrzne potrzeby organizacji. Przykład RW to wydawanie materiałów potrzebnych do produkcji towaru. Dokument potwierdza ilość materiałów w magazynie i to, gdzie, kiedy i w jakiej ilości zostały wysłane. Te dokumenty pozwalają monitorować ewentualne straty i jakość dystrybuowanych surowców.  Rozchód wewnętrzny powinien zawierać następujące elementy:

• numer kolejny dokumentu,
• datę wystawienia dokumentu
• datę wydania i przyjęcia towaru/materiału,
• oznaczenie działu/wydziału, do którego należy przypisać koszt,
• zapis skąd pobrano i dokąd przekazano towar/materiał np. magazyn B do hali produkcyjnej
• nr indeksowy lub nazwę towaru/materiału,
• ilość
• cena
• pozostała wielkość zapasów

źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-rw-rozchod-wewnetrzny-wzor-z-omowieniem

Przesunięcie magazynowe (MM)

MM przesunięcie międzymagazynowe – to dokument wystawiany wtedy gdy towar bądź cała partia towaru przesuwana jest pomiędzy magazynami w ramach jednego przedsiębiorstwa. Dokumentacja magazynowa przesunięć generowane jest parami MM+ i MM-. Dokumenty tego typu pełnią funkcję informacyjną, zaświadczają, dokładnie w którym magazynie i w jakim czasie znajdował się towar. Taki dokument powinien zawierać dane o nazwie przedsiębiorstwa, skąd — dokąd trafia towar, jego nazwę, ilość i ceną. Dodatkowo potrzebne są podpisy osób wydającej i przyjmującej towar oraz tej, która taki dokument wystawiła.

Po co skrupulatnie wypełniać dokumenty magazynowe? Celem jest sprawne zarządzanie magazynem, co w praktyce oznacza:

•  zapewnienie satysfakcjonującego odbioru towarów,
•  zapewnienie możliwość szybkiego dostarczenia zamówionych towarów
• prowadzenie dokładnego rachunku zapasów i salda
• prowadzenie kompletnych i dokładnych zapisów stanu zapasów (fizycznych, zarezerwowanych, tych w tranzycie,
• utrzymywanie odpowiednich warunków przechowywania, aby mieć pewność, że zapasy są w stanie zdatnym do użytku
• wdrożenie odpowiednich środków w celu zagwarantowania bezpieczeństwa i ochrony dobra.

Dokument PW, Dokument ZW, Dokument PZ – porównanie podstawowych dokumentów magazynowych

Tani kurier w obsłudze magazynu

Czy bezbłędnie generowane dokumenty magazynowe wystarczą do wydawania i przyjmowania towarów? Niezupełnie, jednak porządek w dokumentach to podstawa, która usprawni ułożenie procesu logistycznego. Dużym ułatwieniem w obsłudze magazynu jest także sprawdzony kurier, który zajmie się obsługą dostaw zewnętrznych. Jak zatem wybrać partnera logistycznego? Zadaniem kierownika magazynu czy kierownika ds. transportu kurierskiego jest zarządzanie i kierowanie pracownikami w zakresie wysyłki, śledzenia i dostaw. Wysyłki organizowane są przy użyciu dowolnego środka transportu, który najlepiej pasuje do ładunku i budżetu klienta. Dlatego nie warto opierać się tylko na jednym kurierze. Cena i elastyczność jest powodem, dla którego przedsiębiorcy używają platformy integrującej ponad 50 przewoźników. Nie jesteś pewien, z kim rozpocząć współpracę? Przejrzyj ranking i przeczytaj opinię innych: https://www.globkurier.pl/ranking-kurierow

Dokumentacja magazynowa? – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Dokument PZ – czy zawsze wystawia się przy każdej dostawie?
  Tak, PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) wystawia się przy każdej dostawie towaru do magazynu z zewnątrz, niezależnie od tego, czy jest to dostawa płatna, czy nieodpłatna.
• Czym różni się dokument RW od WZ?
  RW to rozchód wewnętrzny i dokumentuje wydanie materiałów do produkcji lub innego działu w firmie. WZ to wydanie zewnętrzne, które stosuje się przy sprzedaży lub przekazaniu towaru na zewnątrz.
• Kiedy używa się dokumentu MM?
  Dokument MM (Przesunięcie Międzymagazynowe) stosuje się, gdy towar jest przenoszony pomiędzy magazynami tej samej firmy. Występuje w dwóch wersjach: MM+ (przychód) i MM− (rozchód).
• Czy w dokumentach magazynowych musi być cena towaru?
  Tak, w większości przypadków dokumenty magazynowe zawierają cenę jednostkową i wartość. Wyjątkiem są operacje wewnętrzne, które nie wymagają rozliczenia pieniężnego (np. PW).
• Czy można prowadzić magazyn bez dokumentów papierowych?
  Tak, coraz więcej firm korzysta z systemów WMS lub ERP, które generują i archiwizują dokumenty elektronicznie. Kluczowe jest, aby dokumentacja była kompletna i zgodna z ustawą o rachunkowości..