Etykieta logistyczna – co to jest i co zawiera?

Nieprawidłowa etykieta logistyczna to jeden z głównych powodów zagubionych lub opóźnionych przesyłek. W logistyce zautomatyzowanej to właśnie ona umożliwia jednoznaczną identyfikację, śledzenie i szybkie przetwarzanie towarów: od magazynu aż po klienta. To nie tylko naklejka z adresem, ale kluczowy element systemu, który zapewnia sprawność całego łańcucha dostaw.

Czym jest etykieta logistyczna? Co zawiera, jak wygląda zgodnie ze standardem GS1 i dlaczego jej poprawne stosowanie to dziś absolutna podstawa w e-commerce i transporcie B2B? Zapraszamy do lektury!

Co to jest etykieta logistyczna?

Etykieta logistyczna to nośnik informacji umieszczany na jednostkach logistycznych (np. paletach, kartonach zbiorczych, dużych przesyłkach), który umożliwia ich jednoznaczną identyfikację w łańcuchu dostaw. Dzięki niej możliwa jest automatyzacja procesów magazynowych i transportowych, od przyjęcia towaru na magazyn, przez jego kompletację i wysyłkę, aż po dostarczenie do klienta.

Zawiera dane zapisane w formie czytelnej dla człowieka oraz w postaci kodów kreskowych, dzięki czemu możliwe jest szybkie odczytywanie ich za pomocą skanerów. Informacje umieszczone na etykiecie wspierają systemy WMS i TMS, usprawniają kompletację i umożliwiają śledzenie przesyłek na każdym etapie dostawy.

GS1 – standard globalny dla etykiet logistycznych

Na świecie najczęściej stosowanym i uznanym standardem znakowania jednostek logistycznych jest GS1. To międzynarodowa organizacja non-profit, która opracowała jednolite zasady identyfikacji towarów i jednostek logistycznych. Dla firm uczestniczących w globalnym łańcuchu dostaw przestrzeganie standardu GS1 to gwarancja spójności, interoperacyjności i poprawności danych w całym procesie logistycznym.

Co zawiera etykieta logistyczna? Elementy etykiety logistycznej

Struktura etykiety logistycznej może się różnić w zależności od operatora, branży i specyfiki przesyłki, ale istnieją elementy podstawowe, które pojawiają się niemal zawsze:

• Kod kreskowy i numer identyfikacyjny SSCC (Serial Shipping Container Code): to unikalny, 18-cyfrowy numer nadawany konkretnej jednostce transportowej. Dzięki niemu każda paleta czy karton ma swoją niepowtarzalną tożsamość w globalnym systemie. Kod kreskowy pozwala na szybkie zeskanowanie numeru SSCC przez czytniki w magazynach i sortowniach, eliminując ryzyko błędu ludzkiego.
• Dane nadawcy i odbiorcy: pełna nazwa firmy, adres z kodem pocztowym, numer telefonu kontaktowego. W przypadku przesyłek międzynarodowych dodatkowo kod kraju. Te informacje muszą być czytelne zarówno dla człowieka, jak i dla systemów OCR (optycznego rozpoznawania znaków).
• Dane przesyłki: numer zamówienia, referencja wewnętrzna, liczba sztuk w przesyłce (np. „1/3″ oznacza pierwszą paczkę z trzech). W logistyce e-commerce często pojawia się tu także numer zamówienia sklepowego, co ułatwia identyfikację w razie reklamacji.
• Informacje o zawartości i wadze: szczególnie istotne w transporcie międzynarodowym oraz przy przesyłkach paletowych. Niektóre towary wymagają specjalnego oznaczenia, np. „Fragile”, „Keep dry” czy piktogramy dotyczące temperatury składowania.
• Kody routingowe: w przypadku dużych operatorów kurierskich etykieta zawiera dodatkowe kody kreskowe określające trasę sortowania. Na przykład kod strefy doręczenia lub centrum przesiadkowego, przez które ma przejść paczka. To kluczowe dla automatyzacji – automatyczne systemy sortujące  odczytują taki kod i kieruje przesyłkę na odpowiedni taśmociąg w ułamku sekundy.
• Dodatkowe oznaczenia:instrukcje obsługi typu „Góra”, „Nie stawiać”, ewentualne certyfikaty (np. dla przesyłek niebezpiecznych ADR). W logistyce chłodniczej mogą pojawić się naklejki termiczne wskazujące naruszenie łańcucha chłodniczego.

Przykład:
Sklep internetowy sprzedający chemię budowlaną wysyła paczki do klientów indywidualnych, tam wystarcza zwykła etykieta kurierska. Ale gdy obsługuje hurtownię i wysyła 6 palet z produktami, musi zastosować etykiety GS1 z SSCC. Dlaczego? Hurtownia korzysta z WMS i oczekuje automatycznego rozpoznania dostawy.

Wzór etykiety logistycznej i zasady jej tworzenia

Etykieta logistyczna wzór jest zazwyczaj definiowany przez operatora logistycznego lub odbiorcę końcowego szczególnie w relacjach B2B. Duże sieci handlowe, jak również centra logistyczne obsługujące e-commerce, mają precyzyjne wytyczne dotyczące layoutu etykiety, rozmiaru czcionek, umiejscowienia kodów kreskowych czy kolorystyki.

Zasady tworzenia etykiety logistycznej w pigułce

• Format i miejsce: Wybieraj A6 dla paczek lub A5 dla palet. Naklejaj etykietę na płaskiej powierzchni w miejscu łatwo dostępnym dla skanera (unikaj zgięć i łączeń kartonu).
• Perfekcyjna czytelność: Stosuj czarny druk na białym tle (wysoki kontrast) i rozdzielczość min. 203 dpi. Unikaj błyszczącego papieru, który odbija światło i utrudnia odczyt kodu.
• Trwałość materiału: Dopasuj papier do warunków. W transporcie standardowym wystarczy zwykła etykieta samoprzylepna, ale w chłodniach lub transporcie morskim konieczne są etykiety syntetyczne, odporne na wilgoć.
• Bezpieczeństwo kodów: Kod SSCC musi być oddalony o min. 5 mm od krawędzi. Pamiętaj, aby nigdy nie zaklejać kodów kreskowych taśmą pakową.
• Automatyzacja: Generuj etykiety bezpośrednio z systemu WMS lub ERP. Ręczne wpisywanie danych to najprostsza droga do pomyłek, które blokują proces wysyłki.

Jak prawidłowo nakleić etykietę na paletę?

• Na palecie powinny znaleźć się dwie etykiety (na sąsiednich bokach: krótszym i dłuższym).
• Etykiety powinny być umieszczone na wysokości od 400 mm do 800 mm od podłoża.
• Etykieta nie może znajdować się pod folią stretch, która jest porysowana lub brudna, co uniemożliwia skanowanie.

Standard GS1 w etykietach logistycznych

Standard GS1 to globalny system identyfikacji i znakowania towarów, oparty na unikalnych numerach i kodach kreskowych. W kontekście etykiet logistycznych najważniejsze są dwa elementy: numer SSCC oraz struktura etykiety zgodna z GS1-128 (wcześniej EAN-128).

Numer SSCC składa się z 18 cyfr:

• cyfra rozszerzeń (zwykle 0-9, określająca typ jednostki), 
• prefiks GS1 firmy (7-10 cyfr, nadawany przez lokalną organizację GS1, w Polsce GS1 Polska), 
• numer seryjny jednostki (nadawany przez producenta) 
• cyfra kontrolna.

Wdrożenie standardu GS1 w firmie

Dla firm rozpoczynających współpracę międzynarodową lub z dużymi sieciami handlowymi wdrożenie standardu GS1 jest często pierwszym krokiem. Wiąże się to z uzyskaniem prefiksu GS1, zakupem oprogramowania generującego etykiety oraz przeszkoleniem zespołu magazynowego. Choć początkowo może się to wydawać skomplikowane, długoterminowe korzyści; mniejsza liczba błędów, szybsza obróbka, lepsza widoczność przesyłek, szybko zwracają tę inwestycję. Jeśli Twoja firma wysyła regularnie przesyłki krajowe lub międzynarodowe i potrzebujesz wsparcia w zakresie profesjonalnej obsługi logistycznej, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą dedykowaną firmom: oferta dla firm GlobKurier.pl Pomożemy dostosować procesy etykietowania i wysyłki do najwyższych standardów branżowych.

Etykieta logistyczna GS1 – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Czym różni się etykieta logistyczna od zwykłej etykiety kurierskiej?
  Etykieta logistyczna identyfikuje jednostkę logistyczną w całym łańcuchu dostaw i współpracuje z systemami WMS oraz TMS. Zawiera m.in. numer SSCC i kody GS1, dzięki czemu umożliwia automatyczne skanowanie i śledzenie przesyłek w magazynach oraz sortowniach. Zwykła etykieta kurierska służy głównie do doręczenia paczki do odbiorcy końcowego.
• Jakie dane musi zawierać etykieta logistyczna zgodna ze standardem GS1?
  Podstawą jest numer SSCC zapisany w kodzie kreskowym GS1-128. Dodatkowo etykieta zawiera dane nadawcy i odbiorcy, numer zamówienia, informacje o liczbie paczek, wadze oraz ewentualne oznaczenia specjalne. Taki zestaw danych pozwala na jednoznaczną identyfikację przesyłki w Polsce i w transporcie międzynarodowym.
• Kiedy stosowanie etykiety logistycznej jest obowiązkowe?
  Etykieta logistyczna jest wymagana w relacjach B2B, przy wysyłkach paletowych, dostawach do sieci handlowych oraz w zautomatyzowanych magazynach. W e-commerce B2C nie zawsze jest konieczna, ale staje się standardem przy większych wolumenach i integracji z systemami magazynowymi.
• Jak prawidłowo nakleić etykietę logistyczną na paletę lub karton?
  Etykieta powinna być umieszczona na płaskiej powierzchni, w miejscu łatwym do zeskanowania, bez zagięć i bez zaklejania kodu taśmą. Na paletach stosuje się zazwyczaj dwie etykiety na sąsiednich bokach, na wysokości umożliwiającej odczyt przez skanery magazynowe.
• Dlaczego błędy na etykiecie logistycznej generują opóźnienia i straty?
  Nieczytelny kod kreskowy, błędny numer SSCC lub brak danych powodują, że przesyłka wypada z automatycznego obiegu. W praktyce oznacza to ręczną obsługę, opóźnienia w dostawie, a w skrajnych przypadkach zagubienie towaru. Poprawna etykieta logistyczna jest jednym z kluczowych elementów sprawnej logistyki.