Black Friday bez logistycznej zadyszki. Jak przygotować sklep na szczyt wysyłek?

Przygotowanie logistyki na Black Friday zaczyna się od porównania prognozowanej liczby zamówień z możliwościami magazynu i przewoźników. Sprawdź tempo kompletowania i pakowania, aktualność stanów oraz dostępność odbiorów kurierskich. Policz też, ile zostaje na zamówieniu po rabacie i pokryciu kosztów jego obsługi. Na tej podstawie zaplanujesz obsadę, określisz realne terminy realizacji i ocenisz opłacalność promocji.

Black Friday a logistyka: gdzie najczęściej pojawiają się problemy?

Problemy pojawiają się, gdy liczba zamówień przekracza możliwości kompletowania, pakowania lub przekazania paczek przewoźnikowi. Dodatkowe osoby przy pakowaniu nie rozwiążą problemu, jeśli stany magazynowe są nieaktualne albo kurier nie odbierze przygotowanych przesyłek.

Sprawdź, gdzie zamówienia czekały najdłużej podczas poprzednich promocji. Przyczyną mogą być brakujące produkty, ręczne przepisywanie danych, pomyłki przy kompletacji lub zbyt późne odbiory kurierskie. Ustal też, kto będzie reagować na awarie integracji i informować klientów o opóźnieniach.

Przykład: Promocja przynosi 300 zamówień dziennie, ale sklep może wysłać tylko 180 paczek. Przy jednej paczce na zamówienie codziennie przybywa 120 niewysłanych zamówień. Zaległości rosną, a klienci czekają coraz dłużej. Żeby obsłużyć bieżącą sprzedaż, sklep musi zwiększyć możliwości wysyłki do 300 paczek dziennie. Jeśli chce nadrobić wcześniejsze zaległości, przez pewien czas musi wysyłać jeszcze więcej. Dlatego przed promocją sprawdź, czy magazyn i odbiory kurierskie pozwolą obsłużyć prognozowaną liczbę zamówień.

Jak przygotować wysyłkę na większą liczbę zamówień?

Plan wysyłek rozpisz na cały okres promocji. Według raportu Shopera „Jak Polacy kupują w Q4” w analizowanych sklepach Black Friday odpowiadał za 19% wartości sprzedaży w Black Week 2025. Około 81% przypadało na pozostałe dni tygodnia. Zapas opakowań, grafiki pracy zespołu i odbiory kurierskie dostosuj do całego Black Week, a przy kampanii Black Month do całego czasu jej trwania.

Przygotowania zaplanuj przed uruchomieniem promocji, tak aby zdążyć zamówić materiały, przeszkolić zespół i przetestować narzędzia. Zacznij od tych działań:

• Oszacuj liczbę zamówień. Wykorzystaj wyniki wcześniejszych promocji i planowanej kampanii. Przygotuj również wariant, w którym sprzedaż przekroczy prognozę.
• Sprawdź zapasy. Zweryfikuj dostępność promowanych produktów i zgodność stanów w sklepie z magazynem. Najczęściej zamawiane towary umieść w łatwo dostępnych miejscach.
• Zmierz wydajność obsługi. Sprawdź, ile paczek możesz przygotować i przekazać kurierowi dziennie. Na tej podstawie ustal, czy potrzebujesz dodatkowych osób lub stanowisk. Zespół przeszkol przed akcją.
• Uzupełnij materiały. Policz kartony, etykiety, taśmę i wypełniacze według spodziewanej liczby paczek. Uwzględnij zapas na większą sprzedaż i czas kolejnej dostawy opakowań.
• Przetestuj integracje. Sprawdź import zamówień, druk etykiet, aktualizację stanów i powiadomienia. Przygotuj sposób nadawania przesyłek na wypadek awarii.
• Uzgodnij odbiory. Potwierdź z przewoźnikiem godziny odbioru oraz możliwość obsługi prognozowanej liczby paczek.

Uwzględnij też kolejne kampanie świąteczne. W analizowanych sklepach Shopera drugim najmocniejszym dniem sprzedażowym 2025 roku był 15 grudnia, już po Black Week. Jeśli prowadzisz promocje także przed świętami, obsadę i odbiory zaplanuj również na ten okres.

Dostawa ma znaczenie: jakie opcje zaoferować klientom w Black Friday?

Metody dostawy dopasuj do produktów i wyborów Twoich klientów. W Polsce kupujący mają swoje wyraźne preferencje, dlatego dla standardowych paczek warto udostępnić:

• Automaty paczkowe. Zdecydowanym liderem są Paczkomaty InPost. Warto jednak dodać alternatywy takie jak Orlen Paczka czy automaty DPD i Allegro One Box.
• Kurier bezpośrednio pod drzwi. Tutaj klienci najczęściej ufają i wybierają firmy takie jak InPost, DPD, DHL oraz GLS.
• Odbiór w punktach. Bardzo popularne są punkty w sklepach Żabka, na stacjach paliw oraz w lokalnych punktach partnerskich.

zych lub cięższych produktach zawsze sprawdzaj limity wagowe i gabarytowe wybranych usług.

Przed startem promocji przetestuj wybór punktu odbioru i naliczanie opłat w koszyku. Sprawdź również, czy możesz skorzystać z usług drugiego przewoźnika w sytuacji, gdy podstawowa opcja będzie nagle niedostępna.

Wyraźnie rozdziel czas przygotowania zamówienia od przewidywanego czasu przewozu. Komunikat „wysyłka w 24 godziny” wcale nie oznacza doręczenia następnego dnia. Jeśli wystąpi jakiekolwiek opóźnienie, niezwłocznie poinformuj o tym klienta i podaj mu nowy przewidywany termin dostawy.

Jak nie stracić marży na dostawie podczas Black Friday?

Próg darmowej dostawy ustal na podstawie kwoty, która zostaje po rabacie i odjęciu kosztu towaru, oraz kosztów obsługi zamówienia. Średnia wartość koszyka może być punktem odniesienia, ale nie wystarczy do oceny opłacalności promocji.

Przykład uproszczony, wszystkie kwoty netto: przy sprzedaży za 200 zł i koszcie zakupu towaru 150 zł pozostaje 50 zł. Jeśli sklep pokrywa 14 zł za przewóz, 3 zł za opakowanie i 5 zł za przygotowanie paczki, zostaje 28 zł. Z tej kwoty trzeba jeszcze pokryć m.in. opłaty płatnicze, reklamę, ewentualne zwroty i koszty stałe. Dopiero po uwzględnieniu tych kosztów możesz ocenić zysk.

Porównując oferty, uwzględnij dopłaty dotyczące Twoich przesyłek, np. za paczki niestandardowe, oraz opłaty sezonowe, jeśli przewoźnik je stosuje. Weryfikuj wagę i wymiary już zapakowanego towaru. Mniejszy karton może obniżyć koszt, ale musi nadal chronić zawartość.

Jak podkreśla Bartłomiej Juda, ekspert ds. e-commerce cytowany na blogu GlobKurier.pl, „rzeczywista skala oszczędności zależy od wolumenu, struktury wysyłek i poprawnie zdefiniowanych reguł nadawczych”. Porównaj więc koszty dla paczek, które faktycznie wysyłasz, z uwzględnieniem ich wagi, wymiarów i dodatkowych opłat.

Chcesz sprawdzić przygotowanie sklepu przed sezonem? Skorzystaj z interaktywnej checklisty gotowości na szczyt paczkowy i zobacz, które obszary logistyki wymagają poprawy.

Logistyka podczas Black Friday – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Co zrobić po przekroczeniu możliwości wysyłkowych?
  Sprawdź, który etap powoduje zator. Przy zbyt wolnym pakowaniu może pomóc dodatkowe stanowisko, a przy zaleganiu gotowych paczek dodatkowy odbiór kurierski. Jeśli nadal nie nadążasz, zaktualizuj terminy realizacji dla nowych zamówień i ogranicz skalę kampanii. Klientów oczekujących na opóźnione przesyłki poinformuj o przewidywanym terminie wysyłki. Jeszcze przed promocją ustal, kto podejmuje te decyzje i przy jakim poziomie zaległości.
• Jak obsłużyć zamówienia z weekendu?
  Potwierdź dni i godziny pracy magazynu oraz odbiorów kurierskich. Jeśli nie wysyłasz paczek w weekend, zamówienia złożone po piątkowej godzinie granicznej mogą zostać nadane najwcześniej w kolejnym dniu roboczym. Uwzględnij ten harmonogram w terminach realizacji widocznych na stronie produktu i w koszyku.
• Jak przygotować się na zwroty po promocji?
  Wyznacz miejsce na powracające przesyłki i zaplanuj czas zespołu na sprawdzanie produktów oraz ponowne przyjmowanie ich do magazynu. Po ocenie towaru przywracaj do dostępnego zapasu produkty nadające się do dalszej sprzedaży. Obsługę zwrotów uwzględnij w grafiku równolegle z realizacją nowych zamówień.
• Kiedy zacząć przygotowania logistyczne do Black Friday?
  Przygotowania warto rozpocząć kilka tygodni przed startem promocji. Ten czas pozwala oszacować liczbę zamówień, sprawdzić stany magazynowe, zamówić opakowania, zaplanować grafik zespołu i potwierdzić odbiory kurierskie. Im większy przewidywany wzrost sprzedaży, tym wcześniej warto przetestować cały proces od złożenia zamówienia do przekazania paczki przewoźnikowi.
• Jakich przewoźników wybrać na Black Friday?
  Najbezpieczniej nie opierać się wyłącznie na jednym przewoźniku. Warto porównać ceny, limity wagowe i gabarytowe, dostępność odbiorów oraz oferowane metody dostawy. Dobrze też przygotować alternatywną usługę kurierską na wypadek przeciążenia podstawowego operatora. Przy dużej liczbie zamówień elastyczny wybór przewoźnika może ograniczyć opóźnienia i zaleganie paczek w magazynie.
• Jak ograniczyć opóźnienia w dostawach podczas Black Friday?
  Najważniejsze jest dopasowanie liczby zamówień do realnej wydajności magazynu i możliwości odbioru paczek przez przewoźników. Pomaga wcześniejsze przygotowanie materiałów, uporządkowanie najczęściej zamawianych produktów, automatyzacja etykiet i bieżące monitorowanie zaległości. Jeśli czas realizacji zaczyna się wydłużać, warto szybko zaktualizować komunikaty w sklepie i poinformować klientów o nowych terminach.