Koszty zapasów: struktura, funkcje, koszty utrzymania i magazynowania

Koszty zapasów to wszystkie wydatki ponoszone przez firmę w związku z zakupem, utrzymywaniem i magazynowaniem zapasów, w tym koszt zamrożonego kapitału, obsługi magazynowej oraz ryzyka utraty wartości towarów. Obejmują zarówno koszty tworzenia zapasów, jak i koszty ich utrzymania oraz magazynowania. Ich prawidłowa kontrola ma bezpośredni wpływ na płynność finansową, rotację kapitału i poziom obsługi klienta.

Koszty zapasów – czym są i z czego wynikają

W praktyce biznesowej stanowią one znaczącą pozycję w strukturze kosztów operacyjnych. W zależności od branży mogą pochłaniać od 20% do nawet 40% wartości samych zapasów rocznie.

Koszty związane z zapasami wynikają z kilku kluczowych procesów:

• Zamrożenie kapitału – pieniądze ulokowane w towarach leżących na magazynie nie mogą być wykorzystane do innych inwestycji czy regulowania bieżących zobowiązań
• Fizyczna obsługa zapasów – wynajem powierzchni, energia, systemy IT, praca personelu
• Ryzyko utraty wartości – przedawnienie, zniszczenie, zmiany cenowe na rynku

Dla rentowności i płynności finansowej firmy znaczenie kosztów zapasów jest fundamentalne. Nadmierne zgromadzenie towarów pogarsza wskaźniki rotacji kapitału i generuje ukryte straty. Z kolei zbyt niski poziom zapasów prowadzi do braków, opóźnień w realizacji zamówień i utraty klientów. Optymalizacja to sztuka balansowania między tymi skrajnościami.

W tym kontekście warto wyjaśnić także koszty tworzenia zapasów. Obejmują one wydatki związane z samym procesem zamówienia i dostarczenia towarów do magazynu:

• Koszty administracyjne zakupu
• Transport
• Kontrola jakości
• Rozładunek i ewidencja
• W przedsiębiorstwach produkcyjnych: koszty uruchomienia linii, przezbrojeń, kontroli produkcji

Te pozycje są często pomijane w analizach, a stanowią istotny element całkowitego kosztu posiadania zapasów.

Struktura i funkcje zapasów w przedsiębiorstwie

W typowym przedsiębiorstwie zapasy nie są jedną, jednolitą masą. To kilka różnych „światów”, które funkcjonują obok siebie i każdy generuje inne koszty. Są zapasy surowców i materiałów, które muszą być dostępne, żeby produkcja w ogóle mogła ruszyć. Są zapasy produkcji w toku, czyli półprodukty czekające na kolejny etap, często zajmujące przestrzeń i energię, ale jeszcze nieprzynoszące żadnego przychodu.

Są wreszcie wyroby gotowe i towary handlowe, które teoretycznie zarabiają, ale tylko wtedy, gdy rzeczywiście się sprzedają. Do tego dochodzą opakowania, części zamienne i materiały eksploatacyjne, często pomijane w analizach, a regularnie obciążające budżet.

Struktura zapasów a etap procesu logistycznego

Z perspektywy logistyki zapasy można też podzielić według ich roli w czasie:

• Zapasy bieżące – utrzymywane, aby pokryć przewidywany popyt w normalnych warunkach działania. Ich poziom zależy od częstotliwości dostaw i tempa sprzedaży.
• Zapasy bezpieczeństwa – bufor chroniący firmę przed opóźnieniami dostaw lub nagłymi skokami popytu.
• Zapasy sezonowe – gromadzone przed okresami wzmożonej sprzedaży lub w momentach korzystnych cenowo zakupów.
• Zapasy spekulacyjne – tworzone z myślą o przyszłych wzrostach cen lub ograniczonej dostępności surowców.

Koszty utrzymania zapasów – zakres i praktyczne przykłady

Koszty utrzymania zapasów to wszystkie wydatki ponoszone w czasie, gdy towar znajduje się w magazynie firmy. Stanowią najczęściej największą składową całkowitych kosztów związanych z zapasami.

Główne elementy kosztów utrzymania

• Koszt zamrożenia kapitału – najczęściej pomijany, a najbardziej dotkliwy. Jeśli firma utrzymuje zapasy o wartości 2 mln zł, a koszt kapitału wynosi 8% rocznie, to tylko z tego tytułu ponosi 160 tys. zł rocznych kosztów alternatywnych
• Koszty magazynowe – wynajem lub amortyzacja powierzchni, energia (ogrzewanie, chłodzenie, oświetlenie), systemy bezpieczeństwa, ubezpieczenie towarów
• Koszty personelu – wynagrodzenia magazynierów, kierowników, pracowników obsługujących systemy WMS
• Koszty systemów informatycznych – licencje na oprogramowanie do zarządzania magazynem, aktualizacje, wsparcie techniczne
• Koszty ryzyka – ubytki naturalne, kradzieże, uszkodzenia, przedawnienie, deprecjacja wartości

Koszty utrzymania zapasów przykłady z praktyki biznesowej

Na papierze wszystko się zgadza. Towar jest, sprzedaż planowana, magazyn działa. Problem zaczyna się wtedy, gdy zapasy zostają w firmie dłużej, niż zakładano. Wtedy koszty utrzymania zapasów przestają być teorią, a zaczynają realnie zjadać marżę.

Firma e-commerce z branży elektronicznej

Przeanalizujmy średniej wielkości sklep internetowy sprzedający elektronikę. Firma zdecydowała się zatowarować przed sezonem, kupując większą partię laptopów.

• Wartość zapasu: 500 tys. zł
• Średni czas magazynowania: 45 dni

Początkowo decyzja wydaje się racjonalna. Ceny hurtowe były dobre, dostępność modeli ograniczona. Po kilku tygodniach widać jednak pełen obraz kosztów. Popatrzmy na szacunkowe wartości:

• Koszt kapitału (8%) – 40 tys. zł Pieniądz zamrożony w magazynie nie pracuje. Firma nie może go przeznaczyć na marketing, rozwój czy nowe dostawy.
• Wynajem powierzchni i energia – 15 tys. zł Im większy i cięższy towar, tym droższe jego przechowywanie.
• Deprecjacja modeli – 25 tys. zł. W elektronice wystarczy nowa premiera, by starszy model stracił na wartości.
• Obsługa magazynowa – 12 tys. zł. Przyjęcia, kompletacja, inwentaryzacje, systemy WMS.

Łącznie: 92 tys. zł, czyli 18,4% wartości zapasu. Towar jeszcze się nie sprzedał, a niemal jedna piąta jego wartości już „wyparowała”.

Hurtownia spożywcza

Inny scenariusz, inna branża, ale mechanizm podobny. Hurtownia spożywcza operuje na produktach o krótkim terminie ważności i wysokich wymaganiach magazynowych.

• Wartość zapasu: 300 tys. zł
• Produkty wymagające chłodzenia

Tutaj koszty rosną szybciej niż w e-commerce:

• Koszt kapitału – 24 tys. zł. Nawet krótki czas magazynowania oznacza zamrożenie środków.
• Chłodnie i energia – 35 tys. zł Stała praca instalacji chłodniczych to jeden z największych kosztów.
• Ubytki z przeterminowania – 18 tys. zł. Część towaru po prostu nie nadaje się już do sprzedaży.
• Personel – 45 tys. zł Rotacja, kontrola dat, szybkie kompletacje.

Łącznie: 122 tys. zł, czyli ponad 40% wartości zapasu. W tym przypadku zapasy nie tylko nie zarabiają, ale aktywnie generują straty.

Koszty magazynowania i cele zarządzania zapasami

Koszty magazynowania to kategoria węższa niż koszty utrzymania zapasów, koncentrująca się na wydatkach związanych bezpośrednio z infrastrukturą i procesami magazynowymi. Definicja kosztu magazynowania mówi o sumie wydatków poniesionych na zapewnienie odpowiednich warunków składowania towarów oraz obsługę procesów przyjęcia, przechowywania i wydania zapasów z magazynu.

Składniki kosztów magazynowania

Koszty stałe:

• Wynajem lub amortyzacja budynków i hal
• Opłaty za grunt, podatek od nieruchomości
• Ubezpieczenia budynków
• Systemy przeciwpożarowe i alarmowe
• Koszty ogólnego zarządu magazynem

Koszty zmienne:

• Energia elektryczna i cieplna (zależna od ilości składowanych towarów)
• Wynagrodzenia pracowników (rosnące wraz z obrotami)
• Materiały eksploatacyjne (opakowania, palety, folie)
• Eksploatacja urządzeń (wózki, przenośniki, systemy automatyczne)
• Koszty systemów IT proporcjonalne do liczby transakcji

Koszty operacyjne:

• Przyjęcie towaru (rozładunek, kontrola jakości, etykietowanie)
• Składowanie (przemieszczenia wewnętrzne, uzupełnianie lokalizacji)
• Kompletacja zamówień (picking, pakowanie)
• Wydanie towaru (załadunek, dokumentacja)

Decyzje dotyczące infrastruktury magazynowej mają długofalowy wpływ na strukturę kosztów. Automatyzacja magazynu generuje wysokie nakłady inwestycyjne, ale obniża koszty operacyjne i pozwala obsłużyć większe obroty. Z kolei magazyn tradycyjny ma niskie bariery wejścia, ale wyższe koszty zmienne i ograniczoną skalowalność.

Cele zarządzania zapasami

Cele zarządzania zapasami z perspektywy logistyki i finansów koncentrują się na kilku kluczowych obszarach:

• Minimalizacja całkowitych kosztów – nie tylko kosztów utrzymania zapasów, ale też kosztów zamawiania i kosztów niedoborów. Optymalne poziomy zapasów to te, które minimalizują sumę wszystkich tych kategorii
• Zapewnienie płynności finansowej – unikanie zamrażania nadmiernego kapitału w zapasach przy jednoczesnym zabezpieczeniu ciągłości działania. Wysokie zapasy to niższa płynność, niskie zapasy to ryzyko przestojów
• Maksymalizacja rotacji – im szybszy obrót zapasami, tym niższe jednostkowe koszty utrzymania i lepsza efektywność wykorzystania kapitału
• Utrzymanie wysokiego poziomu obsługi klienta – dostępność produktów na odpowiednim poziomie przy optymalnych kosztach. Typowy cel to 95-99% dostępności przy akceptowalnych kosztach zapasów bezpieczeństwa
• Redukcja ryzyka – zabezpieczenie przed wahaniami popytu, zakłóceniami w dostawach, zmianami cen czy problemami jakościowymi

Warto też pamiętać, że na całkowite koszty logistyczne składają się nie tylko magazynowanie i utrzymanie zapasów, ale też transport. Szczególnie istotne są koszty związane z dostawami nietypowych produktów. Tu pomocne mogą być wyspecjalizowane usługi, takie jak przesyłki wielkogabarytowe, które pozwalają efektywnie zarządzać logistyką dużych towarów bez konieczności zamrażania kapitału w nadmiernych zapasach bezpieczeństwa czy angażowania własnych zasobów transportowych.

Koszty zapasów – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Czym są koszty zapasów w firmie?
  To wszystkie wydatki związane z zakupem, utrzymaniem i magazynowaniem towarów, w tym koszt zamrożonego kapitału i ryzyka utraty wartości.
• Jakie są główne rodzaje kosztów zapasów?
  Koszty tworzenia zapasów, koszty utrzymania zapasów oraz koszty magazynowania – każda z tych grup wpływa na rentowność firmy.
• Dlaczego koszty utrzymania zapasów są tak wysokie?
  Ponieważ obejmują m.in. koszt kapitału, powierzchnię magazynową, energię, personel, systemy IT oraz straty wynikające z przeterminowania lub uszkodzeń.
• Czym różnią się koszty magazynowania od kosztów utrzymania zapasów?
  Koszty magazynowania dotyczą infrastruktury i operacji magazynowych, a koszty utrzymania obejmują także finansowe i ryzykowne aspekty posiadania zapasu.
• Jak ograniczyć koszty zapasów bez ryzyka braków?
  Poprzez optymalizację poziomów zapasów, poprawę rotacji, skracanie lead time oraz lepsze planowanie dostaw i popytu.