TRACES – co to jest?

Wysyłasz towary zawierające produkty organiczne, żywność pochodzenia zwierzęcego albo rośliny. Trafiają one do krajów Unii Europejskiej – a tam obowiązują bardzo restrykcyjne kontrole bezpieczeństwa żywności i zdrowia roślin. Co jeśli coś pójdzie nie tak? Dokumenty nie zostaną dostarczone, wystąpi opóźnienie w deklaracji albo przemytnicy wślizgną się między luki w procedurach? Grozi ci wstrzymanie przesyłki, kary finansowe, a nawet biznesowa reputacja. Szczególnie w erze zakupów cross-border.

Tu właśnie wkracza TRACES. Unijny system, który umożliwia cyfrową obsługę i nadzór wszystkich przesyłek podlegających kontroli weterynaryjnej, fitosanitarnej oraz bezpieczeństwa pasz. Ale czym dokładnie jest TRACES, jak działa i jak go efektywnie wykorzystywać w praktyce? W dalszej części rozwijam kluczowe zagadnienia.

TRACES – co to jest? Definicja

TRACES (Trade Control and Expert System) to zintegrowany, europejski system informatyczny umożliwiający zgłoszenie oraz monitorowanie przesyłek międzynarodowych pod względem wymogów zdrowia publicznego i fitosanitarnego.

Najważniejsze cele TRACES eu:

• Usprawnienie procesu zgłoszeń przywozowych i wywozowych
• Zapewnienie zgodności z przepisami UE dotyczącymi zdrowia zwierząt, pasz i roślin
• Zwiększenie przejrzystości i śledzenia towarów w łańcuchu dostaw
• Skrócenie czasu procedur administracyjnych dzięki cyfryzacji

System funkcjonuje od 2004 roku, a w jego ramach unijnej wspólnocie i krajom trzecim (takim jak Stany Zjednoczone, Kanada, Japonia) umożliwia wspólną komunikację oraz wymianę dokumentów.

W 2022 roku TRACES było używane przez ponad 90 krajów, angażując ponad 113 000 zarejestrowanych użytkowników, co pokazuje ogromny zakres i globalne znaczenie tego narzędzia

Jak działa system TRACES?

1. Rejestracja i dostęp

Każdy podmiot handlowy (eksporter, importer, przewoźnik, broker itp.) musi najpierw się zarejestrować i uzyskać konto w systemie. Po aktywacji możliwy jest dostęp do modułów związanych z procedurami weterynaryjnymi, fitosanitarnymi i paszowymi.

2. Tworzenie i wysyłka zgłoszenia

Gdy przesyłka jest gotowa do transportu, nadawca wprowadza do TRACES dokument zwany „ Health Entry Document” (CHED). Typ CHED zależy od rodzaju towaru:

• CHED‑P (lub CHED‑D) – dla produktów pochodzenia zwierzęcego, pasz i niektórych produktów spożywczych (w zależności od procedury),
• CHED‑PP – dla roślin i produktów roślinnych,
• CHED‑A – dla żywych zwierząt.

W zgłoszeniu należy podać:

• dane nadawcy, odbiorcy, przewoźnika,
• dokładny opis towarów (waga, ilość, numer partii),
• kraj pochodzenia i przeznaczenia,
• miejsce kontroli docelowej.

Operacje TRACES usprawniają komunikację między importerem, służbami fitosanitarnymi i weterynaryjnymi, co eliminuje błędy i niedopowiedzenia, jakie często pojawiają się przy papierowych dokumentach.

3. Weryfikacja i kontrola

Po złożeniu zgłoszenia kompetentne władze (np. Inspekcja Weterynaryjna) otrzymują powiadomienie. Mogą:

• zaakceptować przesyłkę,
• poprosić o dodatkowe dane (np. szczegółowy protokół),
• skierować przesyłkę na kontrolę w wyznaczonym punkcie celnym.

Wszystkie decyzje są komunikowane elektronicznie – co oznacza brak konieczności wysyłania papierów oraz błyskawiczne przekazywanie statusu przesyłki.

4. Śledzenie statusu (traceability)

TRACES umożliwia pełne śledzenie losu przesyłki – od momentu zgłoszenia po odprawę celną. Każda zmiana statusu jest rejestrowana w systemie, więc w razie kontroli masz pełną historię operacji.

5. Koordynacja między krajami

Ważnym elementem jest interoperacyjność – TRACES to narzędzie wspólnotowe, więc nawet jeśli np. eksportujesz z Hiszpanii do Wietnamu (który korzysta z TRACES), cały proces odbywa się w jednym, zunifikowanym systemie. To minimalizuje ryzyko nieporozumień i usprawnia procedury cross-border.

Korzyści z wykorzystania TRACES

1. Redukcja błędów i opóźnień

Cyfrowy system eliminuje ryzyko zgubienia dokumentów i utraty danych – a każda wprowadzona informacja jest automatycznie walidowana pod kątem zgodności z unijnymi regulacjami.

2. Przyspieszenie procedur

Elektroniczna akceptacja i komunikacja z urzędami pozwala na błyskawiczne rozpoczęcie kontroli lub jej odstąpienie, co skraca czas oczekiwania na granicy.

3. Pełna transparentność i bezpieczeństwo

Możliwość śledzenia przesyłki w czasie rzeczywistym zmniejsza ryzyko opóźnień i strat – zarówno w łańcuchu dostaw, jak i reputacyjnym.

4. Zgodność z przepisami

TRACES jest zgodny z podstawowymi regulacjami UE dotyczącymi bezpieczeństwa produktów spożywczych (np. RODO, rozporządzenie w sprawie pasz, fitosanitarnego rozporządzenia 2019/711 itp.).

5. Integracja z systemami e-commerce

Dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż zagraniczną integracja TRACES z platformami e-sklepów i systemami ERP czy TMS pozwala automatyzować zgłoszenia – co redukuje pracochłonność i ryzyko błędów manualnych.

W Globkurier.pl pomagamy dobrać odpowiednich przewoźników, przygotować niezbędne dokumenty i zorganizować przesyłkę zgodnie z wymogami UE. Dzięki naszym rozwiązaniom logistyka staje się prostsza, a ryzyko formalnych błędów – znacznie mniejsze.

TRACES i przyszłość – kierunki rozwoju

System TRACES rozwija się w kierunku większej automatyzacji – planowane jest wdrożenie narzędzi AI, które umożliwią samoczynną weryfikację dokumentów bez udziału urzędników. Równolegle trwa jego globalna ekspansja – coraz więcej krajów spoza UE dołącza do systemu, co ułatwia międzynarodowy handel, zwłaszcza w e-commerce B2C. TRACES będzie też integrowany z innymi rozwiązaniami, jak ECS, CN22 czy Entry/Exit System, a w przyszłości także z technologią blockchain, co zwiększy przejrzystość i bezpieczeństwo operacji.

TRACES – obowiązek, który się opłaca

System TRACES to kluczowe narzędzie dla wszystkich, którzy zajmują się importem, eksportem i transportem towarów objętych kontrolami sanitarno-fitosanitarnymi w Unii Europejskiej i krajach partnerskich. Dzięki niemu możesz:

• Uniknąć opóźnień i kar
• Zwiększyć automatyzację procedur
• Zapewnić bezpieczeństwo i 100 % zgodność z przepisami
• Zapewnić pełny monitoring przesyłek

Zrozumienie i efektywne wdrożenie TRACES w procesach logistycznych to znacznie więcej niż spełnienie wymogów formalnych. To sposób na usprawnienie operacji, redukcję kosztów i ryzyka oraz budowanie pozycji rzetelnego i nowoczesnego partnera w międzynarodowym handlu.

System TRACES – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Czym jest system TRACES?
  TRACES to unijny system zgłoszeń i kontroli towarów podlegających przepisom sanitarnym i fitosanitarnym, takich jak żywność, rośliny, zwierzęta czy pasze.
• Kiedy muszę korzystać z TRACES?
  Obowiązkowo przy imporcie, eksporcie lub tranzycie towarów pochodzenia zwierzęcego, roślin i produktów roślinnych na terenie UE i do krajów partnerskich korzystających z systemu.
• Jakie dokumenty generuje się w TRACES?
  Najczęściej są to dokumenty CHED (np. CHED‑P, CHED‑PP, CHED‑A), niezbędne przy odprawach granicznych i kontrolach.
• Kto musi się rejestrować w TRACES?
  Eksporterzy, importerzy, przewoźnicy, spedytorzy oraz inne podmioty biorące udział w łańcuchu dostaw towarów objętych kontrolą.
• Jakie korzyści daje korzystanie z TRACES?
  Szybsza odprawa, mniej błędów, pełne śledzenie przesyłki, zgodność z przepisami i redukcja formalności.
• Czy TRACES działa tylko w UE?
  Nie, z systemu korzysta już ponad 90 krajów na całym świecie, co ułatwia handel międzynarodowy.