Procedura 4200 w imporcie – na czym polega?

Czy wiesz, że sprowadzając towar spoza Unii Europejskiej, możesz uniknąć natychmiastowej zapłaty VAT w kraju wprowadzenia? Dla wielu firm to kluczowa różnica. Zamiast blokować kapitał w obcym urzędzie skarbowym, mogą rozliczyć podatek dopiero w swoim kraju, w znajomym systemie, we własnej deklaracji VAT. To właśnie daje procedura celna 4200, znana także jako import 42.

Historia z portu w Rotterdamie

Polska firma handlowa sprowadza z Chin kontener pełen elektroniki – laptopy, tablety i akcesoria. Statek przypływa do portu w Rotterdamie, jednego z największych punktów wejścia towarów do Unii Europejskiej. Normalnie wyglądałoby to tak: holenderscy celnicy sprawdzają dokumenty, wyliczają należne cło i VAT. Importer musi od razu zapłacić podatek w Holandii, zanim towar ruszy w dalszą drogę. W praktyce oznacza to, że kilkadziesiąt czy nawet kilkaset tysięcy złotych zostaje „zamrożonych” w tamtejszym urzędzie skarbowym, a firma przez tygodnie czeka na ewentualny zwrot.

Importer z Polski wybiera jednak procedurę 4200. Co się zmienia?

• W Rotterdamie opłaca tylko cło (jeśli na elektronikę obowiązuje stawka).
• VAT nie jest tam w ogóle naliczany – urząd wie, że towar nie zostaje w Holandii, tylko jedzie dalej.
• Kontener zostaje przeładowany na ciężarówkę i rusza do Polski.
• Dopiero tutaj firma rozlicza VAT – ale nie jako gotówkową płatność, tylko w swojej deklaracji VAT, wpisując transakcję jako wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT).

Efekt jest prosty i bardzo odczuwalny: towar bez opóźnień trafia do polskiego magazynu, a importer nie musi „wyciągać z kieszeni” dziesiątek tysięcy złotych na podatek w obcym kraju. Kapitał zostaje w firmie i może pracować dalej, np. na zakup kolejnej partii towaru.

Na czym polega procedura 4200?

Procedura 4200 dotyczy importu towarów z kraju trzeciego do UE, które po odprawie w jednym państwie trafiają do innego państwa członkowskiego. W praktyce oznacza to, że cło płacisz w kraju wprowadzenia (np. w Holandii), a VAT rozliczasz dopiero w kraju docelowym, w ramach wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Procedura celna 4200, a VAT

To właśnie podatek VAT jest sednem procedury 4200. W państwie pierwszego importu VAT nie jest naliczany. Odbiorca towaru w kraju docelowym (np. w Polsce) rozlicza go jako WNT, czyli sam wykazuje podatek należny i naliczony w deklaracji VAT. Dzięki temu transakcja może być neutralna podatkowo, a importer unika finansowego „zamrożenia” środków.

Podstawa prawna

Procedura 4200 ma oparcie w Unijnym Kodeksie Celnym (UKC) oraz w Dyrektywie 2006/112/WE w sprawie VAT. W zgłoszeniu celnym rozpoznasz ją po wpisaniu kodu 42 w polu 37 formularza SAD

Warunki zastosowania procedury 4200

Aby skorzystać z procedury 4200, musisz spełnić kilka wymogów:

• importer i odbiorca muszą być podatnikami VAT-UE,
• towar musi zostać faktycznie przetransportowany do innego państwa członkowskiego niż kraj odprawy,
• w zgłoszeniu celnym trzeba wskazać odbiorcę w kraju przeznaczenia.

Dokumentacja

Do zastosowania procedury potrzebna jest odpowiednia dokumentacja. Należą do niej m.in.:

• faktura handlowa,
• zgłoszenie celne z kodem 42,
• dokumenty przewozowe potwierdzające przemieszczenie (np. CMR, listy przewozowe, faktury transportowe).

Brak odpowiednich dowodów może skutkować naliczeniem VAT już w kraju importu.

Różnice między procedurą 4200 a zwykłym importem

Dobrze obrazuje to porównanie:

Najczęstsze porty i praktyka biznesowa

Procedura 4200 najczęściej stosowana jest w dużych portach morskich: Rotterdam, Hamburg, Antwerpia. Polska – z racji mniejszego znaczenia portów oceanicznych – często korzysta z rozwiązań oferowanych przez porty Beneluksu czy Niemiec.

Korzyści także dla eksporterów spoza UE

Z punktu widzenia kontrahentów z Chin, USA czy Turcji procedura 4200 jest również korzystna – mogą od razu wskazać w fakturach odbiorcę w kraju docelowym (np. w Polsce). Dzięki temu proces staje się szybszy i bardziej przejrzysty, a importer ma mniej formalności przy odprawie.

Jak wygląda procedura w praktyce?

• Zgłoszenie w pierwszym kraju UE — towar przypływa np. do Rotterdamu. Importer lub jego agencja celna składa zgłoszenie celne i zaznacza kod 42 – to sygnał dla urzędu, że towar jedzie dalej do innego państwa UE.
• Opłata cła – jeśli na dany towar obowiązuje cło, trzeba je zapłacić w tym pierwszym kraju (np. w Holandii).
• VAT pomijamy na starcie — podatek VAT w ogóle nie jest tam naliczany. Dzięki temu importer nie musi od razu wykładać pieniędzy w obcym kraju.
• Przewóz do kraju przeznaczenia — towar rusza ciężarówką, pociągiem czy innym transportem do kraju docelowego – np. do Polski, gdzie rzeczywiście ma być sprzedawany.
• Rozliczenie VAT w Polsce — importer rozlicza VAT dopiero u siebie, w polskiej deklaracji VAT, jako tzw. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT). W praktyce oznacza to, że VAT jednocześnie wykazuje jako należny i naliczony, więc cała operacja może być neutralna podatkowo.

Korzyści z procedury 4200

1. Brak konieczności finansowania VAT za granicą
Importer nie musi przelewać pieniędzy do urzędu skarbowego w kraju, gdzie towar wchodzi do UE. Zamiast „zamrażać” środki na kilka tygodni czy miesięcy, zachowuje je w firmie.

2. Lepsza płynność finansowa
Dzięki temu, że VAT rozlicza się dopiero w Polsce, przedsiębiorca może szybciej obracać kapitałem – np. kupić kolejną partię towaru, opłacić transport czy inwestować w marketing, zamiast czekać na zwrot podatku.

3. Szybsze wprowadzenie towaru na rynek
Towar nie zalega w porcie, bo formalności są uproszczone. Im krótsza droga z kontenera do magazynu, tym szybciej produkty trafiają do sprzedaży, a klienci mogą je kupić.

4. Neutralność podatkowa
Rozliczenie VAT w Polsce jako wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) powoduje, że podatek jest jednocześnie należny i naliczony. W praktyce importer nie odczuwa obciążenia podatkowego, całość rozlicza się w deklaracji, bez faktycznej zapłaty.

Ryzyka i obowiązki przy zastosowaniu procedury 4200

1. Błędy w dokumentach
Jeśli zgłoszenie celne albo dane o odbiorcy będą niepoprawne, urząd celny w kraju wprowadzenia może uznać, że procedura 4200 nie ma zastosowania. Wtedy importer musi zapłacić VAT już tam, co oznacza duże straty finansowe.

2. Konieczność posiadania dowodów transportu
Importer musi wykazać, że towar faktycznie trafił do Polski czy innego kraju UE. Służą do tego m.in. dokumenty przewozowe (np. CMR, listy przewozowe, faktury transportowe). Brak takich dowodów to ryzyko naliczenia podatku w państwie pierwszego wprowadzenia.

3. Współpraca z agencją celną i księgowością
Procedura 4200 wymaga dobrej koordynacji między importerem, spedytorem, agencją celną i działem księgowym. Każdy dokument musi się zgadzać – inaczej można stracić korzyści podatkowe.

Import bez zamrażania kapitału

Procedura 4200 to most podatkowy między państwem wprowadzenia a krajem przeznaczenia. Dzięki niej importer nie musi „pożyczać pieniędzy państwu” na VAT w obcym kraju, tylko rozlicza wszystko u siebie. To rozwiązanie, które szczególnie sprawdza się w handlu międzynarodowym, gdy towary płyną do UE przez duże porty, a później trafiają na rynek polski czy inny unijny.

Procedura 4200 w imporcie – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Czym jest procedura 4200 (import 42)?
  To rozwiązanie celne, które pozwala opłacić cło w pierwszym kraju UE (np. w Holandii), ale rozliczyć VAT dopiero w kraju docelowym – np. w Polsce – w ramach wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT). Dzięki temu importer unika płatności podatku za granicą.
• Jakie są główne korzyści z procedury 4200?
  Największą zaletą jest brak konieczności finansowania VAT w obcym kraju, co poprawia płynność finansową firmy, przyspiesza wprowadzenie towarów na rynek i sprawia, że transakcja jest neutralna podatkowo.
• Jakie warunki trzeba spełnić, aby skorzystać z procedury 4200?
  Importer i odbiorca muszą być zarejestrowanymi podatnikami VAT-UE, towar musi być faktycznie przetransportowany do innego państwa członkowskiego, a w zgłoszeniu celnym trzeba wskazać odbiorcę w kraju docelowym i zastosować kod 42.
• Jakie dokumenty są wymagane przy imporcie w procedurze 4200?
  Niezbędne są m.in.: faktura handlowa, zgłoszenie celne z kodem 42 oraz dokumenty przewozowe potwierdzające transport towaru (np. CMR, list przewozowy, faktura transportowa). Brak dowodów może oznaczać konieczność zapłaty VAT w kraju wprowadzenia.
• Jakie są ryzyka związane z procedurą 4200?
  Najczęstsze zagrożenia to błędy w dokumentach, brak dowodów przemieszczenia towaru oraz słaba koordynacja między importerem, agencją celną i księgowością. W takich przypadkach urząd może zażądać zapłaty VAT już w kraju wprowadzenia.