System REX – co to jest i jak uzyskać numer REX?

System REX (Registered Exporter System, System Zarejestrowanych Eksporterów) to system samocertyfikacji pochodzenia. Zarejestrowany eksporter, posługując się swoim numerem REX, samodzielnie umieszcza oświadczenie o pochodzeniu na fakturze — zamiast każdorazowo występować do urzędu o świadectwo EUR.1.

Najważniejsze: numer REX jest obowiązkowy, gdy wartość produktów pochodzących w przesyłce przekracza 6 000 EUR. Poniżej tego progu oświadczenie może złożyć każdy eksporter bez rejestracji. REX działa od 1 stycznia 2017 r., głównie w ramach GSP oraz w nowszych umowach UE (m.in. Kanada, Japonia, Wielka Brytania). W Polsce rejestracja odbywa się przez platformę PUESC.

Co to jest system REX?

REX to elektroniczny system dokumentowania preferencyjnego pochodzenia towarów oparty na zasadzie samocertyfikacji. Zamiast papierowych świadectw wydawanych przez organy celne (EUR.1) czy dawnych formularzy Form A, pochodzenie potwierdza sam eksporter — sporządzając oświadczenie o pochodzeniu na fakturze lub innym dokumencie handlowym i podając w nim swój numer REX.

System uruchomiono 1 stycznia 2017 r., najpierw w ramach Ogólnego Systemu Preferencji (GSP), a następnie rozszerzono na kolejne umowy. Zarządza nim Komisja Europejska; korzystają z niego państwa członkowskie UE, kraje objęte GSP oraz kraje i terytoria zamorskie (KTZ). Podstawą prawną są unijny kodeks celny (rozporządzenie 952/2013) oraz przepisy wykonawcze i delegowane (2015/2447 i 2015/2446).

Ważne: REX zmienił metodę dokumentowania pochodzenia, ale nie zmienił reguł jego ustalania. Towar nadal musi faktycznie spełniać reguły pochodzenia danej umowy — oświadczenie REX tylko je potwierdza.

Jak działa REX? Oświadczenie o pochodzeniu zamiast EUR.1

Zamiast wnioskować w urzędzie celnym o świadectwo dla każdej przesyłki, zarejestrowany eksporter po prostu wpisuje na fakturze ustaloną formułę oświadczenia o pochodzeniu wraz ze swoim numerem REX. Ten dokument pozwala odbiorcy w kraju przeznaczenia zastosować obniżoną lub zerową stawkę celną.

Rejestracja jest jednokrotna: nadany numer REX obejmuje automatycznie wszystkie umowy i uzgodnienia preferencyjne, które przewidują dokumentowanie pochodzenia oświadczeniem eksportera. Nie trzeba rejestrować się osobno dla każdego kraju.

Kiedy potrzebujesz numeru REX?

Numer REX jest obowiązkowy, gdy chcesz zadeklarować preferencyjne pochodzenie na fakturze dla przesyłki o wartości produktów pochodzących powyżej 6 000 EUR. Poniżej tej kwoty oświadczenie może sporządzić każdy eksporter bez rejestracji. Numer REX wykorzystuje się w szczególności:

• przy wywozie towarów z UE do krajów objętych GSP (kumulacja dwustronna) oraz do krajów i terytoriów zamorskich (KTZ);
• przy wywozie z UE do państw trzecich, z którymi UE zawarła umowy przewidujące dokumentowanie pochodzenia przez zarejestrowanego eksportera — m.in. Kanada (CETA), Japonia, Wielka Brytania, Wietnam;
• przez ponownych nadawców — do sporządzania zastępczego oświadczenia o pochodzeniu przy ponownej wysyłce towarów pochodzących na obszarze celnym UE (a w określonych przypadkach do Norwegii, Szwajcarii lub Turcji).

Działa to też w drugą stronę: eksporter z kraju objętego GSP zarejestrowany w REX wystawia oświadczenie, dzięki któremu importer w UE korzysta z obniżonych ceł.

REX, EUR.1 i upoważniony eksporter — czym się różnią?

To trzy różne mechanizmy potwierdzania preferencyjnego pochodzenia. Wybór nie zależy od Ciebie — narzuca go konkretna umowa handlowa.

Uwaga na nazewnictwo: „zarejestrowany eksporter” (REX) i „upoważniony eksporter” to dwa różne statusy dla różnych rodzin umów. REX obowiązuje w GSP i nowszych umowach, upoważniony eksporter — w umowach typu PEM. Nie są zamienne.

Jak zarejestrować się w systemie REX? Krok po kroku

W Polsce rejestracji dokonuje się elektronicznie przez platformę PUESC. W skrócie:

1. Załóż konto na PUESC z rozszerzonym zakresem uprawnień i uzyskaj numer EORI.
2. Powiąż konto z firmą, w imieniu której będziesz działać (reprezentacja podmiotu).
3. Złóż elektroniczny wniosek o nadanie numeru REX (jeśli działa w Twoim imieniu agencja celna lub pełnomocnik — dołącz stosowne upoważnienie).
4. Poczekaj na weryfikację przez Krajową Administrację Skarbową i nadanie numeru.
5. Posługuj się numerem REX w oświadczeniach o pochodzeniu na fakturach — jedna rejestracja obejmuje wszystkie umowy przewidujące ten sposób dokumentowania.

Dobrze wiedzieć: numer REX jest ważny bezterminowo, ale masz obowiązek aktualizować dane w systemie przy zmianach organizacyjnych lub prawnych. Numer można zweryfikować w publicznej wyszukiwarce Komisji Europejskiej (po numerze REX, TIN lub EORI).

Obowiązki zarejestrowanego eksportera

• Prowadzenie ewidencji handlowej i księgowej dotyczącej produkcji wyrobów i dostaw materiałów, dla których potwierdzasz pochodzenie.
• Przechowywanie oświadczeń o pochodzeniu oraz ewidencji materiałów pochodzących i niepochodzących wraz z dokumentacją celną — przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono oświadczenie.
• Dbałość o poprawność i rzetelność oświadczeń — za błędy odpowiada eksporter.
• Informowanie organów celnych o zmianach danych rejestrowych lub zaprzestaniu działalności eksportowej.

Korzyści z systemu REX

• Mniej formalności — brak konieczności występowania o EUR.1 do urzędu dla każdej przesyłki.
• Szybsza odprawa — mniej kontroli dokumentów i brak obowiązku fizycznego przedstawiania towaru w oddziale celnym.
• Niższe cło u odbiorcy — a więc atrakcyjniejsza cenowo oferta i większa konkurencyjność eksportu.
• Jedna rejestracja dla wielu umów — numer działa automatycznie tam, gdzie umowa przewiduje oświadczenie eksportera.

Najczęstsze błędy i ryzyka

• Wystawienie oświadczenia REX dla towaru, który nie spełnia reguł pochodzenia — sama rejestracja nie zastępuje spełnienia reguł.
• Brak numeru REX przy przesyłce powyżej 6 000 EUR — oświadczenie bez numeru nie zostanie uznane.
• Użycie REX tam, gdzie umowa wymaga EUR.1 lub upoważnionego eksportera (np. strefa PEM).
• Braki w ewidencji i dokumentacji materiałów — problem przy kontroli po odprawie, także na wniosek kraju importu.

Kto ponosi ryzyko: jeśli podczas weryfikacji okaże się, że towar nie spełniał reguł pochodzenia, za zaległe cło i VAT odpowiada zwykle importer w kraju przeznaczenia — dlatego dokumentacja po stronie eksportera musi realnie istnieć.

Najważniejsze wnioski

• REX to samocertyfikacja pochodzenia — oświadczenie na fakturze z numerem REX zamiast świadectwa EUR.1.
• Numer REX jest obowiązkowy powyżej 6 000 EUR; poniżej wystarczy oświadczenie bez rejestracji.
• Obowiązuje w GSP, KTZ oraz nowszych umowach (Kanada, Japonia, UE–UK, Wietnam) — nie w strefie PEM.
• Rejestracja w Polsce przez PUESC; numer ważny bezterminowo, z obowiązkiem aktualizacji danych.
• Dokumentację trzeba przechowywać 5 lat, a towar musi faktycznie spełniać reguły pochodzenia.

System REX – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Co to jest system REX?
  To system samocertyfikacji preferencyjnego pochodzenia. Zarejestrowany eksporter, posługując się numerem REX, samodzielnie sporządza oświadczenie o pochodzeniu na fakturze zamiast występować o świadectwo EUR.1. System działa od 1 stycznia 2017 r. i zarządza nim Komisja Europejska.
• Kiedy potrzebny jest numer REX?
  Gdy chcesz zadeklarować preferencyjne pochodzenie na fakturze dla przesyłki o wartości produktów pochodzących powyżej 6 000 EUR w umowie przewidującej oświadczenie eksportera (np. GSP, CETA, Japonia, UE–UK, Wietnam). Poniżej 6 000 EUR oświadczenie może złożyć każdy eksporter bez rejestracji.
• Jak uzyskać numer REX?
  W Polsce rejestracja odbywa się przez platformę PUESC: zakładasz konto z rozszerzonymi uprawnieniami i numerem EORI, wiążesz je z firmą i składasz elektroniczny wniosek o nadanie numeru REX. Po weryfikacji przez KAS otrzymujesz numer, którym posługujesz się w oświadczeniach o pochodzeniu.
• Jak długo ważny jest numer REX?
  Numer REX jest ważny bezterminowo. Masz jednak obowiązek aktualizować swoje dane w systemie przy zmianach organizacyjnych lub prawnych, a przy zaprzestaniu działalności eksportowej — poinformować organy celne.
• Czym różni się REX od EUR.1?
  EUR.1 to świadectwo legalizowane przez urząd celny dla każdej przesyłki. REX to samodzielne oświadczenie eksportera na fakturze z numerem REX, bez udziału urzędu przy każdej wysyłce. EUR.1 stosuje się m.in. w strefie PEM, a REX — w GSP i nowszych umowach (Kanada, Japonia, UE–UK, Wietnam).
• W jakich umowach obowiązuje REX?
  EUR.1 to świadectwo legalizowane przez urząd celny dla każdej przesyłki. REX to samodzielne oświadczenie eksportera na fakturze z numerem REX, bez udziału urzędu przy każdej wysyłce. EUR.1 stosuje się m.in. w strefie PEM, a REX — w GSP i nowszych umowach (Kanada, Japonia, UE–UK, Wietnam).
• Jak długo trzeba przechowywać dokumentację przy REX?
  Oświadczenia o pochodzeniu oraz ewidencję materiałów i dokumentację celną przechowuje się przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono oświadczenie.

GlobKurier — pochodzenie i wysyłka w jednym procesie

Ustalenie, czy w danej umowie stosuje się REX, EUR.1 czy upoważnionego eksportera, rejestracja w systemie i utrzymanie dokumentacji to praca, na której łatwo stracić preferencję — albo utknąć na granicy. W GlobKurier łączymy odprawę celną i rozliczenie DAP/DDP w jednym panelu, żeby Twój towar docierał do klienta za granicą bez niespodzianek celnych.