Bądź eko! Obniżanie kosztów prowadzenia firmy z e-fakturami

W obecnych, wyjątkowo rozwiniętych technologicznie czasach szczególny nacisk kładzie się na ekologię. Wyjątkowa rola w dbaniu o środowisko naturalne przypada nie tylko osobom prywatnym, które zachęcane są do podejmowania kolejnych małych kroków w celu redukcji zanieczyszczeń środowiska naturalnego.

Coraz więcej firm zastanawia się nad wdrażaniem coraz bardziej zaawansowanych ekologicznych rozwiązań w swoich biurach, nie tylko ze względu na dobry PR. Niektóre z nich przynoszą spore korzyści wszystkim zainteresowanym stronom: odbiorcom, producentom oraz środowisku naturalnemu. Najłatwiejszym do zastosowania, jak również uniwersalnym i korzystnym rozwiązaniem, jest drukowanie dwustronne w trybie ekologicznym. Dodając do tego wystawianie e-faktur, złapiesz trzy sroki za ogon: będzie oszczędnie, praktycznie i, oczywiście, ekologicznie!

Czym jest e-faktura i czy jest zgodna z prawem?

E-faktura jest fakturą wystawioną elektronicznie i istniejącą jedynie w formacie elektronicznym. Oznacza to, że do jej wystawienia nie używa się papieru, a jej archiwizacja nie wymaga przestrzeni biurowej. Przyda się jedynie przestrzeń dyskowa, ale i ona wystarczy na bardzo długo, ponieważ e-faktury z reguły są plikami, niezajmującymi wiele miejsca na dysku.

Status prawny e-faktury został uregulowany przy pomocy odpowiednich rozporządzeń, m.in.: Dyrektywy Rady 2010/45/EU z 13 lipca 2010 r. oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Oznacza to, że faktury elektroniczne są tak samo akceptowanym przez organy skarbowe dokumentem, jak faktury tradycyjne. Ich autentyczność potwierdzana jest przy pomocy specjalnych podpisów elektronicznych: kwalifikowanych i certyfikowanych. Nie tylko zalecane są przez rozporządzenie, ale także dzięki nim odbiorca może być pewien, że wystawiła je osoba upoważniona oraz że dane na niej zawarte są integralne.

Jakie korzyści wynikają ze stosowania e-faktur?

Używając ich, dbasz o środowisko
Zanim elektroniczne faktury stały się popularne, pro-ekologiczne firmy korzystały z wystawiania tradycyjnych faktur na ekologicznym papierze oraz z ekologicznych kopert, w których te dokumenty przesyłano do kontrahentów. Takie rozwiązanie było zdecydowanie lepsze dla środowiska, ale nadal odbiegało od ideału: produkcja papieru, nawet ekologicznego, nie przebiega bez konsekwencji dla środowiska. Decydując się na użycie faktur elektronicznych firmy nie przyczyniają się do wzrostu zanieczyszczenia środowiska, redukują zużycie energii elektrycznej i ilość odpadów. Do wystawienia oraz wysłania faktury potrzeba zaledwie małej ilości prądu i łącza internetowego. Nośniki danych, na których dokonywać można archiwizacji e-faktur, są recyklingowane – technologia odzyskiwania oraz utylizacji takich odpadów z roku na rok jest coraz wydajniejsza i bardziej przyjazna środowisku.

E-faktury to oszczędność dla każdego biznesu

Przy wykorzystaniu e-faktur wiele kosztów ulega znacznej redukcji. Maleją wydatki na papier, usługi pocztowe, tusz do drukarek i konserwację tegoż sprzętu. Ponieważ pracownik wystawiający faktury nie musi kontrolować pracy drukarki, spędzać czasu w drodze na pocztę czy przy okienku pocztowym, zyskuje czas, który może spędzić na generowanie zysków dla firmy. Archiwizacja elektronicznych dokumentów także jest o wiele tańsza od archiwizowania papierowych dokumentów. Jedynym kosztem przy archiwizacji elektronicznej są nośniki danych, na których przechowywane będą dokumenty. Są to wydatki nieduże i jednorazowe, w przeciwieństwie do korzystania z usług zewnętrznych firm archiwizacyjnych, które opłacać należy regularnie od metra wykorzystanej powierzchni. Przechowywanie nośników danych zajmuje o wiele mniej miejsca niż teczek z papierami, toteż firma zyskuje i pieniądze, i przestrzeń biurową. Koszty przejścia z fakturowania papierowego na elektroniczne wcale nie są wysokie – wykupienie licencji na odpowiednie oprogramowanie to inwestycja mieszcząca się w granicach 200 zł.

Elektroniczne dokumenty praktyczne i wygodne

Przede wszystkim skracany jest czas dostarczenia dokumentu do odbiorcy, z dni do minut czy nawet sekund. Bardzo przydaje się to w sytuacji, kiedy na fakturze popełniony został błąd i należy szybko dostarczyć korektę do kontrahenta. Co więcej, e-faktura dostępna jest z każdego miejsca na świecie, o ile posiada się dostęp do internetu i urządzenie, które może ją odczytać. Wystawienie takiego dokumentu jest bardzo łatwe, gdyż na rynku dostępnych jest wiele aplikacji z przyjaznym interfejsem, które usprawniają cały proces. Dzięki nim oraz wysyłaniu faktury przez e-mail zagubienie dokumentu jest niemal niemożliwe. Dodatkowo, szyfrowanie e-faktury gwarantuje jej bezpieczeństwo. Archiwizacja jest prosta i nie zabiera przestrzeni biurowej.

Faktury elektroniczne wygrywają z papierowymi pod niemal każdym względem: praktycznym, finansowym i ekologicznym. Ze względu na ich rosnącą popularność i ważność w świetle prawa, zapewne niedługo staną się standardem w każdej firmie.