Instrukcja wysyłkowa – najważniejsze informacje

Co to jest instrukcja wysyłkowa (SLI)? To opcjonalny dokument, który przekazuje szczegółowe instrukcje od eksporterów do agentów (zwykle spedytorów) w zakresie przesyłek morskich i lotniczych. Warto pomyśleć o tym, jak o liście, który określi wykonawcy zlecenia agentowi/spedytorowi, jak i gdzie ma wysłać Twoje produkty. List instrukcyjny nadawcy jest wypełniany przez eksportera z wyprzedzeniem i wysyłany do spedytora wraz z innymi dokumentami eksportowymi. To tak naprawdę notatka przewodnia dla reszty dokumentów i podsumowanie informacji, które muszą być zdefiniowane.

Cel instrukcji wysyłkowej 

SLI jest wypełniany przez eksportera z wyprzedzeniem i wysyłany do spedytora. Instrukcja wysyłkowa w eksporcie służy do sformalizowania sposobu i miejsca obsługi przesyłki eksportowej. Udziela również spedytorowi zezwolenia na występowanie w charakterze autoryzowanego spedytora w zakresie kontroli eksportu i procesów celnych. Jest to pisemny zapis tego, kto otrzymał dokumenty przewozowe, z kim należy się kontaktować w przypadku pytań, z kim należy się kontaktować w celu uzyskania dowodu wywozu oraz kto wystawił dokumentację kontroli eksportu uzasadniającą decyzję o wysłaniu produktów do klienta zagranicznego. Instrukcja wysyłkowa ma w istocie 3 cele: 

• Zapewnienie instrukcji dotyczących transportu i dokumentacji.
• Dostarczanie informacji dotyczących kontroli eksportu i raportowania 
• Przekazanie agentowi upoważnienia do przesyłania elektronicznych informacji eksportowych do automatycznego systemu eksportowego

Czy SLI jest obowiązkowe? 

SLI nie jest obowiązkowym ani prawnie wiążącym wymogiem. Jednak powinności mogą się różnić w zależności od kraju. SLI pełni rolę formularza zamówienia oraz dowodu zakupu u spedytora, dlatego eksporterzy muszą wypełnić dokument przed wysłaniem towaru. Chociaż SLI może nie być obowiązkowe, jest to z pewnością najbardziej przejrzysty sposób dostarczenia instrukcji dotyczących przesyłki. Wielu spedytorów może nawet odrzucić przesyłkę, jeśli nie zechcesz wypełnić SLI. Pamiętaj, że brak takiego dokumentu stwarza  ekspozycję na ryzyko zarówno dla eksportera, jak i spedytora.

Co zawiera SLI?

Instrukcja wysyłkowa zawiera dane kontaktowe następujących podmiotów:

dane eksportera lub sprzedawca towarów, dane odbiorcy pośredniego, dane odbiorcy ostatecznego, dane spedytora i dane przewoźnika. Ustanawia znormalizowaną, bezpieczną metodę gromadzenia, przesyłania i archiwizowania informacji dotyczących eksportu. SLI staje się pisemnym zapisem tego, z kim należy się kontaktować w przypadku pytań. Dane kontaktowe odnoszą się do nazwy firmy, adresu biura, numeru telefonu i adresu e-mail. Adres firmy musi być kompletny, z podaniem obszaru lub kodu pocztowego oraz kraju. W niektórych krajach może być wymagany numer rejestracyjny firmy.

Pola w SLI obejmują także między innymi: 

• Wszystkie strony transakcji – eksporter i odbiorca
• Pochodzenie i ostateczne miejsce przeznaczenia ładunku
• Sposób transportu (powietrzny, morski, kolejowy itp.)
• Suma sztuk, waga i wymiary ładunku
• Sposób dostawy (skonsolidowany lub bezpośredni)
• Informacje o ubezpieczeniu ładunku
• Kto płaci za fracht – czy jest to przedpłata
• Specjalne instrukcje (np. w jaki sposób należy zapakować przesyłkę).

Ważne jest, aby SLI zawierał szczegółowe opisy produktów. Należy podawać informacje w taki sposób, aby upewnić się, że wszystkie strony mają jasność co do charakterystyki towarów. Podając wagę i wymiary towarów, zachowuj jak największą dokładność. Jeśli waga i wymiary Twojej przesyłki różnią się od dokumentu SLI, możesz zostać obciążony dodatkowymi opłatami. Powinieneś być na to przygotowany. W przypadku wysyłki drogą morską prawny wymóg określa wagę towarów z dokładnością do 99,5%.

Nie rezygnuj z SLI! Dlaczego?

Instrukcja wysyłkowa nie jest dokumentem obligatoryjnym. Nie musisz korzystać z SLI, ale, podobnie jak w przypadku każdego zestawu dobrych instrukcji lub przepisów — warto!  Podanie dokładnych wskazówek gwarantuje, że spedytorzy będą wiedzieć, czego oczekujesz. Od tego zależy, jak potraktują Twoją przesyłkę i jak nią zarządzać. Pamiętaj, że wykonanie SLI za pomocą dedykowanych oprogramowań zajmuje tylko kilka minut, a może to być dobrze wykorzystany czas, jeśli Twoje instrukcje powstrzymają spedytora przed popełnieniem błędu, który mógłby opóźnić wysyłkę lub wypłatę. List będzie działać jako podręcznik dla spedytora/agenta, jak przetworzyć zamówienie zgodnie z uzgodnionymi warunkami terminu wysyłki, prowadząc do łatwego przemieszczania towarów.

Zachowaj obowiązujące standardy 

Zgodnie ze standardami branżowymi list instruktażowy nadawcy jest jedną z najbezpieczniejszych metod udostępniania spedytorowi informacji o wysyłce. Taka forma prawie nie pozostawia miejsca na nieporozumienia między eksporterem a agentem. Dlatego jest to jedna z najczęściej obserwowanych praktyk w społeczności handlowej. Szczególnie w transporcie międzynarodowym zachęcamy do stosowania sprawdzonych metod  i współpracy z najlepszymi partnerami logistycznymi. 

Działaj globalnie razem z nami 

Globkurier.pl oferuje najlepsze międzynarodowe usługi kurierskie, ułatwiając wysyłanie paczek do dowolnego kraju w Europie i na świecie. Możesz realizować wysyłki do ponad 190 państw. Jeśli prowadzisz firmę, specjaliści z GlobKurier.pl będą z powodzeniem wspierać Twój biznes. Realizujemy transport: drogowy, kolejowy, lotniczy i samolotowy. Zdajemy sobie sprawę, że jako mała firma potrzebujesz niedrogiej i wysokiej jakości usług. Dlatego oferujemy atrakcyjne stawki dla MŚP. Dzięki naszej rozległej sieci przewoźników działających na całym kontynencie możemy zaproponować atrakcyjne rozwiązanie nawet dla skomplikowanych i specyficznych wysyłek.